Состав исполнительной документации: оформление и порядок ведения

Исполнительная документация (ИД) — это текстово-графические документы, в которых отражены этапы работ, выполнение проектных решений и фактическое положение объекта и его элементов при строительстве, ремонте или реконструкции. Также в ИД указывают ответственного подрядчика по каждому виду выполняемых работ и техническое состояние строящегося сооружения. Этот вид документации регламентируется законодательством РФ.

Чертежи, схемы и специальные журналы исполнительной документации помогают контролировать работу подрядчиков. При сдаче объекта на основе ИД они получают деньги за выполненные работы.

После ввода объекта в эксплуатацию исполнительная документация становится его главным документом. ИД нужна при косметическом и капитальном ремонте или реконструкции здания. К примеру, планировку внутренних инженерных коммуникаций можно найти только на чертежах ИД.

Упрощенно исполнительная документация делится на три части: акты, исполнительные схемы и чертежи, журналы работ. При необходимости в ИД включают сертификаты, документы лабораторных исследований и экспертиз. Количество и состав этих документов зависят от вида и объема строительно-монтажных работ и сложности объекта. Универсального списка документов нет — на разных стройках с одними и теми же работами оформляется разное количество исполнительных документов.

Основные виды исполнительной документации охватывают:

• подготовительные работы стройки объекта.;
• строительство зданий — земляные работы, фундамент, стены, кровля;
• наружные инженерные коммуникации — канализация, водо- и газопровод, электричество;
• внутренние инженерные коммуникации — вентиляция, отопление, видеонаблюдение и другое;
• отдельные виды строительно-монтажных работ.

ИД разрабатывают на основе приказа Минстроя от № 344/пр , нормативно-правовых актов и технических регламентов. При этом состав исполнительной документации для каждого вида работ и объекта индивидуален и чаще ее подготавливает инженерно-проектировочный отдел заказчика или инженеры на аутсорсинге. Цены на оформление документации на аутсорсинге зависят от вида работ и объекта.

Когда ИД готова, заказчик передает весь пакет подрядчику и его подписывает главный инженер, прораб и другие ответственные лица строительной компании. После эту документацию на протяжении всех работ должна вести строительная компания самостоятельно и сдать заказчику на хранение до проведения итоговой проверки объекта. Грамотно оформленная ИД — это факт выполнения работ подрядчиком, которая подтверждает качество, полностью произведенный объем стройки и станет доказательством в суде, если заказчик уклоняется от оплаты.

При строительстве эту документацию разрешено оформлять в электронном или бумажном форматах, но при итоговой проверке технический надзор работает исключительно с бумажным ИД.

Кроме ведения документации, прораб должен отчитываться руководителю о выполненных работах. Чтобы настроить удаленный контроль и отчетность, используйте сервис для управления стройкой и ремонтом Gectaro. Данные из Telegram-бота, которые отправляет прораб, сразу попадают в программу. Вам не нужно посещать стройку, чтобы знать, что там происходит.

Также в системе Gectaro есть все необходимые функции строительно-монтажных работ — от составления сметы до итоговых отчетов. Бесплатный период использования полной версии программы — 14 дней, а затем оплата в зависимости от количества пользователей и функционала.

Укрупненно в состав документации входят журналы, исполнительные геодезические документы, паспорта и сертификаты. Ведение общего журнала, специальных журналов работ и журнала авторского надзора определено Федеральной службой по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Основная часть ИД — исполнительные геодезические документы, куда входят схемы, чертежи и акты. После возведения фундамента и несущих частей объекта выполняют геодезические измерения, по результатам которых составляют схемы и чертежи. На этих схемам отражают проектные и фактические размеры объекта и какие-либо отклонения от них.

Акты освидетельствования оформлены по фактически выполненным этапам строительства. К ним относят акты:

• испытаний строительных конструкций;
• испытаний участков сетей инженерно-технического обеспечения;
• о соответствии объекта проектной документации и подтверждающие его безопасность.

При этом каждый из актов состоит из отдельных пунктов, характеризующих отдельных вид работ.

Паспорта и сертификаты на строительные материалы, технику и изделия подтверждают их соответствие техническим регламентам и обеспечивают пожарную, химическую, биологическую и другие виды безопасности для окружающей среды и человека.

Регламентов и нормативов оформления исполнительной документации нет, но есть общепринятая форма. В верхней части титульного листа пишут сведения о заказчике и подрядчике. Ниже указывают заголовок документа — «Исполнительная документация» или «Приемо-сдаточная документация», но это название может быть другим. После заголовка — наименование объекта или отдельного вида работ.

Реестр оформляется по форме № 1.2 Ведомственных Строительных Норм (ВСН) для соответствующих строительных организаций или объектов. Это перечень исполнительной документации, который составляет ведущий подрядчик, с отметкой заказчика о сдаче ИД. Комплектуется в двух экземплярах, на каждом из которых заказчик ставит отметку о сдаче документации.

Все корректировки проекта фиксируют и заносят в ведомость по форме № 1.4 ВСН. К ним прилагаются копии переписки по согласованию изменений между заказчиком и проектировщиком.

Общий журнал работ на стройке ведет прораб или мастер. Аналогично он оформляет и специальные журналы ИД, следуя требованиям РД-11-05-2007. Здесь закреплен строгий порядок ведения данных документов. Иногда журналы оформляют по СНиП 12-01-2004, так как он проще, но это разрешено не на всех объектах. Многие заказчики и представители государственного надзора требуют заполнения журналов по РД-11-05-2007.

Все виды актов оформляются по РД-11-02-2006. В них указывают реквизиты подрядчика, проектировщика ИД, представителя по вопросам строительного контроля и других ответственных лиц. Особое внимание уделяется ведению актов освидетельствования выполненных работ и испытаний строительных конструкций, которые предполагают начальные работы по закреплению грунта, подготовке оснований и других основополагающих действий на стройке объекта.

В ИД прилагаются заверенные копии сертификатов и паспортов качества материалов, строительных изделий и оборудования. Все приложения к документам о качестве также должны включаться в готовую исполнительную документацию.

Разрешительные документы — это приказы о назначении ответственных лиц, уставные документы, допуски к производству работ и другие документы на выполнение строительных работ. Их необходимость в ИД оговаривается с заказчиком заранее.

Это комплект рабочих чертежей при строительстве объекта. Ответственные лица отмечают на них соответствие фактических объемов работ с учетом допущенных изменений, которые согласовываются с их проектировщиками.

Несмотря на то, что оформление ИД базируется на законах и приказах РФ, чаще эта документация создается на основе пожеланий заказчика. Разработка и ведение — сложный и затратный по времени процесс, который требует внимания и глубоких знаний в строительно-монтажном деле.

После технического надзора построенного объекта исполнительная документация передается заказчику на постоянное хранение. ИД при выдаче разрешения на ввод в эксплуатацию становится подтверждением соответствия сооружения всем техническим регламентам.