Автоматизация в строительной отрасли больше не привилегия, а необходимость. В статье разбираем, какие бизнес-процессы чаще всего страдают от ручного управления: планирование, контроль, снабжение, финансы, документооборот. Показываем, как их можно автоматизировать с помощью цифровых решений: от таблиц и коробочных CRM до ERP-систем. Объясняем, какие подходы применяются, с чего начинать, как выбирать инструменты и как это реализовано в системе Gectaro.
Какие процессы в строительной компании можно автоматизировать
В любой строительной компании — будь то подрядчик, генподрядчик или застройщик — десятки взаимосвязанных процессов, от согласования договора до закрытия актов и ввода объекта в эксплуатацию. Пока компания небольшая, эти процессы могут вестись вручную. Но по мере роста объёмов, людей и обязательств ручное управление становится узким горлышком.
Что можно (и нужно) автоматизировать
Планирование и графики
- Построение диаграмм работ и поставок;
- Привязка задач к исполнителям и зонам;
- Мониторинг хода строительства.
Зачем: исключить простои, срывы, дублирование, обеспечить контроль сроков.
Договорная работа и документооборот
- Шаблоны договоров и КС;
- Согласование и подписание;
- Хранение и поиск по тегам, объектам, контрагентам.
Зачем: избежать потери документов, ускорить процессы, обеспечить прозрачность для юристов и бухгалтерии.
Контроль работ и замечаний
- Фиксация выполнения;
- Фотофиксация и геометки;
- Замечания, сроки устранения, статус.
Зачем: чтобы контроль стал не формальным, а реальным инструментом управления качеством.
Закупки и снабжение
- Формирование потребностей из задач и графиков;
- Сравнение КП и выбор поставщика;
- Контроль поставок и остатков на складе.
Зачем: сократить излишки, устранить задержки, повысить точность закупок.
Финансовое планирование и КС-документооборот
- Автоматизация КС-2 и КС-3;
- Привязка к объёмам и графику;
- Расчёт фактической себестоимости.
Зачем: чтобы данные в бухгалтерии совпадали с реальностью на объекте, а не «догоняли стройку задним числом».
Работа с подрядчиками
- Назначение задач;
- Контроль выполнения и отчётность;
- Подписание актов и приёмка.
Зачем: управлять не только своими силами, но и внешними исполнителями — прозрачно и документально.
BI-аналитика и отчёты
- Дашборды по объектам, зонам, срокам, рискам;
- Отчёты по эффективности подрядчиков, просрочкам, финансовым отклонениям.
Зачем: чтобы руководство принимало решения на основе данных, а не по звонку.
Проблемы ручного управления: «таблички», потери, конфликты, ошибки
На первых этапах компания может «вытягивать» стройку на энтузиазме, контроле в голове, таблицах Excel и мессенджерах. Но как только объектов становится больше одного, а в проектах появляются субподрядчики, бюджет и сроки — ручной подход начинает ломаться по всем швам.
Где ломается стройка без автоматизации
Разрыв между офисом и площадкой
- Инженеры ведут журналы на бумаге, бухгалтерия — в Excel, а снабжение — в WhatsApp;
- В результате: никто не видит общую картину, решения принимаются вслепую.
Последствия:
Ошибки в графиках, нестыковки в актах, простои, перерасход, споры с заказчиком.
Правки задним числом и путаница в версиях
- Объёмов «не хватает» — начинают пересматривать КС;
- Замечания «устранили», но не зафиксировали;
- Планы пересылаются файлами, теряются версии.
Последствия:
Недостоверные отчёты, рост недоверия внутри команды и со стороны заказчика.
Потери документов и отсутствие прозрачности
- Договоры подписаны, но не найдены;
- Письма ушли на личную почту;
- Уведомление о поставке не получено вовремя.
Последствия:
Нарушение сроков, санкции, утрата контроля над финансовыми и юридическими рисками.
Зависимость от конкретных людей
- «Всё держится на одном прорабе» или «главном сметчике»;
- Уход ключевого сотрудника = потеря всей информации по проекту.
Последствия:
Провалы в передаче дел, зависимость от устной передачи информации.
Формальный контроль качества
- Документы формируются задним числом «для галочки»;
- Фактические дефекты не попадают в систему;
- Замечания устраняются не системно, а точечно.
Последствия:
Проблемы при приёмке, конфликты с технадзором, затяжные исправления.
Почему ручной подход больше не работает
Стройка 2025 года — это проект с десятками участников, сотнями задач, тысячами файлов и десятками миллионов рублей оборота.
Без системы — всё превращается в цепочку микрокризисов.
Что нужно, чтобы начать: подходы к автоматизации
Автоматизация — это не про «внедрить систему», а про переход из состояния хаоса в состояние управляемости. И здесь важно понимать: нельзя охватить всё и сразу. Нужно идти пошагово — с учётом зрелости процессов, ресурсов и целей бизнеса.
Три уровня зрелости строительной компании
С чего стоит начинать автоматизацию
1. Процессы с наибольшими потерями
- Где теряются деньги: закупки, акты, договоры;
- Где теряются сроки: графики, приёмка, контроль.
2. Повторяющиеся действия
- Заполнение одинаковых актов;
- Ведение журналов;
- Согласования.
3. Места с максимальным числом участников
- Подрядчики, снабжение, заказчик, надзор.
Подход: «Оцифровываем не людей, а процессы»
Вместо автоматизации по ролям («давайте дадим прорабу планшет») нужно смотреть на сквозной процесс:
Например:
- Задача поставлена → материалы заказаны → выполнено → заактировано → оплачено.
Автоматизация должна обеспечивать связку между этими точками — чтобы всё было логично, без дублирования и без ручной передачи.
Советы по старту
- Начинайте с одного пилотного проекта, а не всей компании;
- Назначьте владельца автоматизации — человека, который ведёт внедрение;
- Фиксируйте результаты: сколько времени/ошибок удалось сэкономить;
- Не делайте автоматизацию ради автоматизации — каждое действие должно убирать боль.
Инструменты: от Excel до ERP. Что выбрать и когда
Строительная отрасль традиционно с опаской относится к софту: «лучше сделаем в Excel — быстрее». И действительно, на первых порах Excel, мессенджеры и папки на диске могут работать. Но только до тех пор, пока компания не сталкивается с проблемами: потери информации, разрыв между отделами, ошибки в актах, срывы сроков.
Вот обзор ключевых типов инструментов, которые используются в отрасли — и в каких ситуациях они уместны.
Excel и Google Таблицы
+ быстро, бесплатно, знакомо
− не масштабируется, легко сломать формулы, нет единого доступа
Подходит для:
– небольших подрядчиков,
– пилотных объектов,
– учёта задач, если в команде <5 человек.
Task-трекеры и CRM (Bitrix, Trello, AmoCRM)
+ удобно вести задачи, видеть статусы, ставить дедлайны
− нет связи с документацией, графиком, финансами, КС и закупками
Подходит для:
– управления подрядчиками,
– отделов снабжения или продаж,
– согласований на уровне офиса.
BPM-системы и кастомные платформы (ELMA, Creatio)
+ можно построить процессы, организовать электронный документооборот
− дорого, долго, нет строительной специфики «из коробки»
Подходит для:
– заказчиков, управляющих компаний,
– интеграции с госСУБД,
– компаний, готовых к кастомизации.
ERP-системы для стройки (например, Gectaro)
+ всё в одной системе: от задач и графика до КС и BI
+ есть строительная логика: ЖПР, КС-2/3, замечания, фотофиксация
+ нет дублирования, процессы сквозные
Подходит для:
– генподрядчиков, застройщиков,
– компаний с несколькими проектами,
– организаций, которые хотят выйти на новый уровень управляемости.
Почему разрозненные инструменты не решают задачу
Ведение задач в Trello, журналов в Excel, договоров в Word и актов в 1С —
это не автоматизация, а цифровая лоскутная одеяла.
Такая система требует ручной сборки данных, постоянной синхронизации и огромных затрат времени на отчётность. Настоящая автоматизация — это единый контур, где всё связано.
Как автоматизация реализована в Gectaro: сквозной подход
Система Gectaro создавалась не как очередной таск-трекер или цифровой журнал, а как ERP-платформа, спроектированная под специфику строительных компаний. Здесь автоматизация охватывает весь цикл работ — от формирования графика и закупки материалов до подписания КС-3 и сдачи объекта.
Gectaro автоматизирует не отдельные действия, а процессы целиком
Пример 1: «от задачи до КС»
- ПТО ставит задачу →
- Подрядчик выполняет и фиксирует фото →
- Система формирует запись в журнале →
- Контроль замечаний →
- Выполненное автоматически попадает в КС-2 →
- Данные передаются в финансы.
Без ручных расчётов. Без пересылок. Без дублирования.
Пример 2: «от графика до BI-аналитики»
- Строительный график создаётся из задач →
- Каждая задача имеет ответственного и срок →
- Фиксация статуса идёт на площадке →
- Система считает отклонения и риски →
- Руководство видит дашборд по реальному положению дел.
Система работает как живой организм.
Какие процессы охватывает Gectaro
В чём разница между Gectaro и «набором из сервисов»
Вывод: автоматизация — это не просто «убрать бумагу». Это перестроить управление так, чтобы данные работали за вас. Gectaro — это не модная надстройка, а инструмент, который позволяет сделать вашу стройку предсказуемой, прозрачной и управляемой на всех уровнях.
