Как грамотное ведение документации может повысить эффективность проектов

Документооборот в строительстве — сложный и многоуровневый процесс, который включает в себя систему управления информацией на протяжении всего жизненного цикла строительного проекта. Он охватывает множество этапов, начиная с предварительного проектирования и заканчивая окончательной сдачей объекта в эксплуатацию. В условиях современных реалий, где качество и скорость реализации проектов остаются на первом месте, эффективное управление документами становится залогом успешной работы не только строительных компаний, но и всех участников процесса — от архитекторов и инженеров до подрядчиков и заказчиков.

Важность грамотного документооборота трудно переоценить: он позволяет минимизировать риски, связанные с юридическими аспектами, обеспечивает прозрачность и контроль, а также способствует оперативному решению возникающих проблем.

Переход от традиционного бумажного документооборота к электронному в строительстве значительно ускоряет процесс закрытия этапов работ. По завершении каждого этапа строительной компании необходимо собрать и оформить комплект исполнительной документации, который включает в себя:

Согласно Приказу Минстроя России № 344/пр от 16 мая 2023 года, все вышеупомянутые документы могут быть переведены из бумажного формата в цифровой. Этот переход не только способствует улучшению управления проектами, но и упрощает работу с сметами, спецификациями, отчетами и другими важными документами. Пользование электронным документооборотом позволяет обеспечить большую прозрачность процессов, а также оперативность в внесении изменений и корректировок, что в конечном итоге ведет к повышению эффективности работы строительной организации.

Некоторые строительные компании опасаются, что переход к электронному документообороту (ЭДО) может обернуться лишними затратами. Однако, на практике, преимущества этой системы таковы, что все потраченные ресурсы быстро окупятся благодаря оптимизации рабочих процессов.

С переходом на ЭДО значительно упрощается процесс согласования и внесения исправлений в документацию. Все документы становятся стандартизированными, что позволяет быстрее и проще устранять ошибки или неточности. Кроме того, динамика согласования становится прозрачной: можно в любой момент отслеживать стадию, на которой остановился процесс, оставлять комментарии и просматривать историю изменений.

Возникает необходимость оформить различные акты, такие как акт освидетельствования скрытых работ, что в электронном формате можно сделать оперативно и без лишних задержек. Ответственные лица могут согласовывать и подписывать документы с использованием электронной подписи, что избавляет от необходимости ожидать возвращения сотрудников из командировок или с объектов.

Отказ от бумажных документов сокращает транспортные расходы, так как все согласования происходят онлайн. Снижаются затраты на печать и бумаги, а также нет необходимости выделять пространство для хранения архивов — вся документация доступна в электронном формате, что значительно облегчает ее учет и хранение.

С ЭДО работа с удаленными филиалами и дочерними структурами больше не подвержена влиянию временных различий между регионами. Когда у ключевых сотрудников есть квалифицированные электронные подписи, они могут подписывать документы прямо из системы, что подтверждает их юридическую силу. Быстрое подписание документов с контрагентами сказывается на скорости взаиморасчетов, что также ускоряет весь процесс.

Компании, внедрившие ЭДО, достигают более быстрой и беспроблемной сдачи объектов. Своевременные расчеты с подрядчиками снижают финансовые риски, способствуют формированию партнерских отношений и в итоге положительно влияют на репутацию компании в отрасли.

Успех вашего бизнеса с Gectaro — в 7 раз быстрее! Планируйте этапы работы, не теряя времени. С нами вы сможете составлять сметы с экономией до 20% и снизить затраты на закупки до 50%. Увеличьте свою выручку на 30% и освободите больше времени для важных дел! Все процессы в одном сервисе — никаких ошибок в Excel и потери данных.

Каждая строительная компания разрабатывает индивидуальный план по внедрению электронного документооборота (ЭДО), который может существенно варьироваться. Это касается как этапов реализации, так и целей, которые компании ставят перед собой. Одни организации начинают переводить на ЭДО конкретные подразделения, другие же выбирают определенные типы документов для автоматизации.

На этом этапе строительная организация должна тщательно изучить существующие процессы. Важно выявить неэффективные участки и определить, какие аспекты необходимо улучшить в первую очередь. После анализа компания должна:

Результаты анализа помогут сформулировать требования для следующей системы ЭДО.

На данном этапе организация должна четко понимать, каких результатов она хочет достичь благодаря переходу на электронный документооборот. Принятые цели и задачи будут определять дальнейшие действия и мероприятия по внедрению системы.

Выбор оператора ЭДО — ключевой шаг, который способен повлиять на успешность внедрения. Также необходимо оформить электронную подпись и подготовить сотрудников к работе с новой системой через обучение, что значительно упростит процесс адаптации.

Таким образом, каждый этап внедрения ЭДО требует продуманного подхода и четкой организации действий, что в конечном итоге приводит к повышению эффективности работы компании.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерам предписывается обеспечивать правильное оформление первичных учетных документов, строго следуя установленным правилам. Важность аккуратности и соблюдения стандартов оформления первичных документов не вызывает сомнений.

Согласно пункту 2 статьи 9 закона, каждый первичный учетный документ в соответствии с законодательством должен содержать определенные обязательные реквизиты:

Также следует обратить внимание на два критически важных аспекта, изложенные в статье 9:

Принятие первичных документов в учет требует тщательной проверки и анализа. Это необходимо для определения возможности учитывать тот или иной документ в налоговом учете. Обязательно важно помнить о том, что для снижения налогооблагаемой базы и получения вычетов по НДС, все расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы в соответствии с требованиями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации.

Обоснованные затраты считаются только теми, которые не только документально оформлены, но и экономически оправданы. Данные правила применимы как в строительной сфере, так и в других отраслях.