Меня зовут Антон, я руководитель и коммерческий директор строительной компании. Год назад постоянные кассовые разрывы были моим кошмарным сном и жестокой реальностью. Путаница в сметах и финансовом учете, неудобные таблицы, ошибки — привести все это в порядок казалось просто нереальной задачей. Мы пробовали разные способы и в итоге нашли тот, который сработал на все 100. Но обо всём по порядку.
О компании- Возраст компании: 5 лет
- Штат: около 20 человек + подрядчики
- Оборот: более 212 млн рублей за 2023 год
5 лет назад мы с приятелем решили заняться строительством каркасных домов. Все началось с того, что мы построили дом для моей семьи, потом для семьи приятеля, а потом пошли новые заказы и как-то незаметно все это разрослось до постоянной команды в 20 человек плюс подрядчики, которых мы привлекаем время от времени.
Сейчас мы ведем сразу несколько строек параллельно. За эти пять лет возвели 265 дома разной сложности
Хаос в учете — масса проблемОткрывая свой бизнес, я опасался, что нам будет трудно находить заказчиков. Но, как ни странно, с этим проблем не возникло. Зато первая же смета для клиента поставила нас в тупик. Мы делали ее почти неделю!
Смета «на коленке» — в блокнотах, заметках, переписках — быстро показала свою несостоятельность. Мы перешли к excel-таблицам: сначала самым простым, потом они становились всё сложнее, перегружались формулами.
Казалось, вот-вот мы найдем идеальную систему табличек и перестанем путаться в заказах, предоплатах, ценах и т.д. Но нет. Мы продолжали допускать ошибки:- заказывать лишние стройматериалы и не заказывать нужные
- терять деньги из-за простоев (нет материала — нет работ и оплаты, а зарплату платить надо)
- срывать сроки сдачи объектов и опять же терять деньги из-за этого
- упускать статьи расходов в смете или неправильно их рассчитывать из-за путаницы в формулах — и то, и другое приходилось компенсировать их за свой счет
- портить отношения с клиентами из-за всего перечисленного
Однажды наш снабженец по ошибке заказал отделочные материалы стоимостью в 5 раз больше, чем утвержденный заказчиком. Рабочие на разницу не обратили внимания — многие меняют материалы отделки по ходу стройки, решили, что и эта замена согласована с заказчиком. Потом, конечно, жена клиента оставила кучу восторженных отзывов, какие мы молодцы. Только вот разницу нам пришлось компенсировать за свой счет, и в бюджете появилась неприятная долговая яма. Это были сложные полгода для компании, потери шли за потерями, и эпизод с брусом чуть не добил нас окончательно.А еще мы тратили колоссальное количество времени:Работа над каждой сметой занимала 2–3 дня. Клиентов это, конечно, не устраивало — им важно было как можно быстрее иметь на руках цифры, чтобы принять решение: работать с нами или выбрать другую компанию, остаться в рамках запланированного проекта или изменить его уровень сложности, и т.д. Еще несколько дней уходило на согласование и внесение в смету правок по итогам переговоров с заказчиком. Вишенка на торте, это когда ты учел все правки и пожеланий, поправил всю информацию и вдруг бац! — понимаешь, что где-то слетела формула, и финальная цена отображается некорректно. И вся работа начинается заново. Ужасно неудобно, нервно и долго.
- на личный контроль стройки
Все процессы на объектах, конечно, нужно постоянно контролировать. Раньше это получалось делать эффективно только одним способом — лично приезжать на каждый объект. Теперь я могу просто открыть карточку объекта в Gectaro. Прорабы сами загружают туда фото и видео выполненных работ, а я могу убедиться сам и показать заказчику, что все процессы продвигаются по плану.
- на ежемесячную отчетность
Чтобы подсчитать все статьи расходов и доходов каждый месяц уходило 2–3 рабочих дня у всего офиса — представьте, сколько задач можно выполнить за это время! Каждый год мы пополняли штат новыми сотрудниками, чтобы успевать вести отчетность, но клиентов становилось больше, и сводить данные быстро и точно всё равно не удавалось.