«Мы заказали не тот отделочный материал и чуть не закрылись из-за кассового разрыва»

Меня зовут Антон, я руководитель и коммерческий директор строительной компании. Год назад постоянные кассовые разрывы были моим кошмарным сном и жестокой реальностью. Путаница в сметах и финансовом учете, неудобные таблицы, ошибки — привести все это в порядок казалось просто нереальной задачей. Мы пробовали разные способы и в итоге нашли тот, который сработал на все 100. Но обо всём по порядку.

О компании

• Возраст компании: 5 лет
• Штат: около 20 человек + подрядчики
• Оборот: более 212 млн рублей за 2023 год

5 лет назад мы с приятелем решили заняться строительством каркасных домов. Все началось с того, что мы построили дом для моей семьи, потом для семьи приятеля, а потом пошли новые заказы и как-то незаметно все это разрослось до постоянной команды в 20 человек плюс подрядчики, которых мы привлекаем время от времени.

Сейчас мы ведем сразу несколько строек параллельно. За эти пять лет возвели 265 дома разной сложности

Хаос в учете — масса проблем

Открывая свой бизнес, я опасался, что нам будет трудно находить заказчиков. Но, как ни странно, с этим проблем не возникло. Зато первая же смета для клиента поставила нас в тупик. Мы делали ее почти неделю!

Смета «на коленке» — в блокнотах, заметках, переписках — быстро показала свою несостоятельность. Мы перешли к excel-таблицам: сначала самым простым, потом они становились всё сложнее, перегружались формулами.

Казалось, вот-вот мы найдем идеальную систему табличек и перестанем путаться в заказах, предоплатах, ценах и т.д. Но нет.

Мы продолжали допускать ошибки:

• заказывать лишние стройматериалы и не заказывать нужные
• терять деньги из-за простоев (нет материала — нет работ и оплаты, а зарплату платить надо)
• срывать сроки сдачи объектов и опять же терять деньги из-за этого
• упускать статьи расходов в смете или неправильно их рассчитывать из-за путаницы в формулах — и то, и другое приходилось компенсировать их за свой счет
• портить отношения с клиентами из-за всего перечисленного

Однажды наш снабженец по ошибке заказал отделочные материалы стоимостью в 5 раз больше, чем утвержденный заказчиком. Рабочие на разницу не обратили внимания — многие меняют материалы отделки по ходу стройки, решили, что и эта замена согласована с заказчиком. Потом, конечно, жена клиента оставила кучу восторженных отзывов, какие мы молодцы. Только вот разницу нам пришлось компенсировать за свой счет, и в бюджете появилась неприятная долговая яма. Это были сложные полгода для компании, потери шли за потерями, и эпизод с брусом чуть не добил нас окончательно.

А еще мы тратили колоссальное количество времени:

• на составление смет

Работа над каждой сметой занимала 2–3 дня. Клиентов это, конечно, не устраивало — им важно было как можно быстрее иметь на руках цифры, чтобы принять решение: работать с нами или выбрать другую компанию, остаться в рамках запланированного проекта или изменить его уровень сложности, и т.д. Еще несколько дней уходило на согласование и внесение в смету правок по итогам переговоров с заказчиком. Вишенка на торте, это когда ты учел все правки и пожеланий, поправил всю информацию и вдруг бац! — понимаешь, что где-то слетела формула, и финальная цена отображается некорректно. И вся работа начинается заново. Ужасно неудобно, нервно и долго.

• на личный контроль стройки

Все процессы на объектах, конечно, нужно постоянно контролировать. Раньше это получалось делать эффективно только одним способом — лично приезжать на каждый объект. Теперь я могу просто открыть карточку объекта в Gectaro. Прорабы сами загружают туда фото и видео выполненных работ, а я могу убедиться сам и показать заказчику, что все процессы продвигаются по плану.

• на ежемесячную отчетность

Чтобы подсчитать все статьи расходов и доходов каждый месяц уходило 2–3 рабочих дня у всего офиса — представьте, сколько задач можно выполнить за это время! Каждый год мы пополняли штат новыми сотрудниками, чтобы успевать вести отчетность, но клиентов становилось больше, и сводить данные быстро и точно всё равно не удавалось.

Блог Антона Лукьянова

Исправить это мы пытались разными способами. Отчаявшись справиться с Excel, попробовали Wrike. Там было удобно работать с проектами: создавать команды, ставить задачи, отслеживать сроки. Но смету там не составишь, так что нашу главную боль инструмент не закрывал.

Потом бухгалтерия предложила нам всем взять на вооружение 1С. Для них это удобный и привычный инструмент, но для работы со сметами он показался мне ужасно неудобным. Кроме того, он еще и очень дорогой. Выяснив, что каждый блок нужно докупать отдельно, я окончательно отказался от этой идеи.

Еще один финансовый инструмент, который «не зашел» — «Контур.Пульс». Здесь удобно планировать доходы и расходы, вести календарь платежей, но он далек от потребностей строительной компании. Проблему со снабжением и сметами он нам не решил.

Мы поняли, что нам нужен сервис, который объединит возможности всех этих трех инструментов (ну, и Excel, конечно). И тут на просторах интернета мне попалась реклама Gectaro.

Сервис, написанный «под нас»

Когда я в первый раз увидел функционал Gectaro, у меня возникло странное ощущение, будет это я его написал — создатели сервиса очень хорошо изучили кухню строительства и четко понимают, какие функции нам нужны.

Первое, о чем я спросил на нашей встрече со специалистом сервиса — как в нем составляются сметы. Мы пошагово разобрали процесс, оказалось, что все довольно просто и интуитивно понятно. По сравнению с нашими Excel-табличками, конечно просто небо и земля. В этот момент я окончательно определился — будем внедрять.

Первый этап «привыкания» сотрудников был непростым, но я был к этому готов. Коллеги опасались, что работать с новым ПО будет сложнее, да и учиться чему-то новому всегда тяжело. А у меня были опасения, что придется во всем разбираться самостоятельно и мы потратим кучу времени на обучение сотрудников.

Но на деле все получилось довольно быстро. Очень помогли на этом этапе ребята из отдела внедрения Gectaro — показали функционал, как им пользоваться, ответили на все вопросы команды. Нам хватило двух-трех онлайн-встреч, а потом вопросов уже не осталось.

Первые же самостоятельные эксперименты с программой показали, как это удобно, когда система считает всё за тебя. После этого никакого сопротивления со стороны сотрудников не было.

Пришлось потратить несколько дней на заполнение справочников расценок, зато теперь на составление сметы уходит не 2–3 дня, как раньше, а всего несколько минут — система просто подставляет нужные данные из справочника. Кайф!

Мы можем сразу составить несколько вариантов сметы, чтобы заказчик выбрал нужный. Потом готовую смету можно просто скопировать и внести туда нужные изменения — это гораздо быстрее, чем делать новую с нуля. Колоссальная экономия времени при работе с типовыми объектами. Мне по секрету клиенты сказали, что никто из наших конкурентов не делает сметы так быстро, как мы.

Эту смету мы составили за 15 минут: