Основной нашей проблемой было отсутствие грамотного учета по проектам, что влияло на общий управленческий учет. Мы не могли точно определить рентабельность проектов: укладываемся ли мы в бюджет или где-то есть перерасход. Всё это приходилось считать вручную.

Раньше, когда мы одновременно работали всего с 3–5 проектами, контролировать связку «смета – снабжение – прораб» таким образом еще было возможно. Но по мере развития бизнеса и увеличения числа заказов, которые, к тому же, разбросаны по разным городам, учет передвижения материалов и финансовых потоков стал проблемой.

Оптимизировать снабжение, наладить контроль расходов

Ввести четкую систему статусов по проектам, что упростило управление

Победить хаос при передаче данных между отделами

Быстрее выявлять перерасходы и ошибки в расчетах

Теперь снабжение видит проекты, которые проданы, и оперативно подает заявки, что снизило потери из-за простоев и сократило время реализации проектов. А я вижу перерасход или экономию по каждому проекту и принимаю какие-либо решения.

Также мы пытались внедрить графики для прорабов, но пока сделать это не получилось из-за невысокой технической грамотности и заинтересованности работников.

Улучшить взаимодействие с подрядчиками, исключить выплаты за невыполненные работы

После внедрения Gectaro мы смогли четко выявлять перерасходы. Система помогла нам заметить проблемные зоны и внедрить более строгий контроль. В результате появился экономист, который занимается анализом затрат и работает в связке с прорабами и контрагентами.

Теперь все договоры с подрядчиками обязательно проходят согласование: специалист сверяет суммы с проектом, и если прораб завышает цифры, это сразу становится видно. Благодаря этому мы выявили несколько случаев воровства.

Раньше договоры оставались на руках у прорабов, деньги по ним запрашивались в разных чатах, и не было прозрачности. Сейчас весь процесс организован в одном месте, и если договор не подписан — оплата не производится. То же самое с перерасходом: мы за него больше не платим.
Теперь любые подозрительные суммы или фиктивные работы выявляются гораздо быстрее. Также мы оперативно замечаем и исправляем ошибки сметчиков, вовремя оформляем допсоглашения.

Процесс составления смет и подготовки коммерческих предложений у нас значительно ускорился. Теперь любой менеджер, который разбирается в сметах, может скачать любой из уже готовых расчетов, убрать объемы, оставив только цифры, и получается коммерческое предложение. Умеючи, можно сделать это за полчаса.

Когда мы только делали первые шаги в строительном бизнесе, на составление смет у нас уходило по несколько дней. Позже, с опытом, мы научились делать это быстрее — с помощью Excel и специализированных программ. До Gectaro для расчета смет мы пользовались другим сервисом, но он не позволял вести проект после заключения договора.

Gectaro значительно упростил работу со сметами, объединив расчеты, контроль затрат и ведение проекта в единую систему. Теперь сметы удобно систематизированы и доступны в одном месте, что исключает путаницу и дублирование данных. Кроме того, мы можем сразу отслеживать фактические затраты и сопоставлять их с плановыми.

Еще одна фишка, ускоряющая нашу работу — это возможность делиться сметой с клиентами онлайн, по ссылке. Это особенно нравится клиентам-айтишникам: они думают, что это мы сами что-то разработали, а я улыбаюсь и молчу. Эта опция удобна тем, что можно легко и быстро корректировать смету при ее защите. После внесения правок клиенту достаточно снова открыть у себя ту же самую ссылку, и он увидит исправленный вариант — не нужно ничего повторно пересылать.

Ну и плюс это безопаснее, чем работа, например, с Excel: клиент ничего не может там подправить втайне от нас. Представим ситуацию: мы отправили готовую смету клиенту, а он намеренно или случайно там что-то изменил, вернул ее нам, и мы ее подписали, не перепроверив. А потом начинаем строить, а цифры отличаются, и разница эта не в нашу пользу.

Благодаря обучению, которое на старте предлагает отдел внедрения Gectaro, овладеть базовыми навыками работы с системой оказалось не так уж сложно. Нам все подробно объяснили и показали в ходе нескольких онлайн-встреч.
Конечно, речи о полном переводе всех процессов в эту ERP пока не идет: те же прорабы не используют в своей работе все ее возможности. Но управленческий и административный персонал оценил Gectaro по достоинству.
Теперь все, кто приходит к нам на работу, обязательно должны пройти обучение, чтобы овладеть системой. Плюс мы пишем свои регламенты внутренних бизнес-процессов на базе Gectaro: как рассчитать смету, как готовить договоры, что делать при удорожании проекта.
Находится место и для творческих решений: там, где функционал системы плохо стыкуется с нашими процессами, мы находим «костыли», чтобы все-таки работать с ней.
Например, при запуске проекта нам было неудобно использовать существующие статусы сметы: «Расчет» и «В работе». Когда смета переходит в статус «В работе», ее нельзя редактировать без возврата в черновик, а при возврате обнуляются объемы, что затрудняет контроль.
Чтобы решить эту проблему, мы стали создавать дополнительные папки и вручную переименовывать сметы, добавляя к названию пометку «Продана: ФИО клиента, кадастровый номер». Это позволило нам быстро ориентироваться, какие проекты получили финансирование и должны быть запущены в работу.

Вообще, поддержка Gectaro всегда оперативно отвечает на наши обращения, технические проблемы решаются быстро. Еще очень круто, что у нас есть выделенный менеджер, который помогает решить любой возникший вопрос и рассказывает про новые возможности системы.
Если же говорить о том, чего нам пока не хватает, то мы очень ждем обновления, которое позволит контролировать итоговую прибыль на этапе реализации проекта. Я знаю, что сейчас компания как раз его готовит. Скажем, мы построили, половину дома, и новое обновление будет показывать, сколько денег у нас осталось, и нет ли на проекте перерасхода.

После внедрения Gectaro финансовый и управленческий учет стали прозрачными, а процессы — более структурированными. Теперь у нас есть четкая система контроля затрат, которая исключает перерасход и хаос в расчетах

Договоры теперь фиксируются в системе, а выплаты происходят только после согласования.

Больше не приходится делать все вручную, каждый раз начиная с нуля. Основное время у нас теперь уходит не на сметы, а на поиск поставщиков.

Оперативно выявляем завышенные объемы и необоснованные траты.

Четкая система статусов и прозрачность учета помогли исключить лишние согласования.