Контроль стройки
Управление снабжением
Сметы и справочники
График работ
Складской учет
Финансовый учет
Задачи и обсуждения
Документы и акты
Готовые отчеты
Приложение
для прорабов
О продукте:
Владимир, руководитель направления в компании «Ви-Строй»
«Сократили перерасход и навели порядок в работе с подрядчиками»
  • На рынке мы почти восемь лет, занимаемся малоэтажным строительством на всей территории России. Начинали с домов из бруса, но со временем перешли на каменные, газо- и керамзитоблочные, а также каркасные дома — они оказались более рентабельными.

  • У нас три основных офиса — в Уфе, Екатеринбурге и Подмосковье, но мы строим и в других регионах. Сейчас у нас в работе 70 проектов в Нижнем Тагиле, Краснодаре, Волгограде и других городах.
Скрины моб приложения

Какие проблемы мешали компании расти

Основной нашей проблемой было отсутствие грамотного учета по проектам, что влияло на общий управленческий учет. Мы не могли точно определить рентабельность проектов: укладываемся ли мы в бюджет или где-то есть перерасход. Всё это приходилось считать вручную.

Раньше, когда мы одновременно работали всего с 3–5 проектами, контролировать связку «смета – снабжение – прораб» таким образом еще было возможно. Но по мере развития бизнеса и увеличения числа заказов, которые, к тому же, разбросаны по разным городам, учет передвижения материалов и финансовых потоков стал проблемой.
Примерно 2 года назад мы узнали о Gectaro, в котором увидели возможность объединить сметы, финансы и снабжение в одной системе. Это три модуля, которыми мы пользуемся чаще всего.

Работа в Gectaro позволила нам решить несколько важных проблем

01

Оптимизировать снабжение, наладить контроль расходов

02

Ввести четкую систему статусов по проектам, что упростило управление

03

Победить хаос при передаче данных между отделами

04

Быстрее выявлять перерасходы и ошибки в расчетах
Теперь снабжение видит проекты, которые проданы, и оперативно подает заявки, что снизило потери из-за простоев и сократило время реализации проектов. А я вижу перерасход или экономию по каждому проекту и принимаю какие-либо решения.

Также мы пытались внедрить графики для прорабов, но пока сделать это не получилось из-за невысокой технической грамотности и заинтересованности работников.

05

Улучшить взаимодействие с подрядчиками, исключить выплаты за невыполненные работы

Как автоматизация помогла взять под контроль расходы и стройку

Скриншот мобильного приложения
После внедрения Gectaro мы смогли четко выявлять перерасходы. Система помогла нам заметить проблемные зоны и внедрить более строгий контроль. В результате появился экономист, который занимается анализом затрат и работает в связке с прорабами и контрагентами.

Теперь все договоры с подрядчиками обязательно проходят согласование: специалист сверяет суммы с проектом, и если прораб завышает цифры, это сразу становится видно. Благодаря этому мы выявили несколько случаев воровства.

Раньше договоры оставались на руках у прорабов, деньги по ним запрашивались в разных чатах, и не было прозрачности. Сейчас весь процесс организован в одном месте, и если договор не подписан — оплата не производится. То же самое с перерасходом: мы за него больше не платим.
Теперь любые подозрительные суммы или фиктивные работы выявляются гораздо быстрее. Также мы оперативно замечаем и исправляем ошибки сметчиков, вовремя оформляем допсоглашения.
Таким образом, связка «Gectaro – экономист – новый процесс согласования» помогла уменьшить перерасход, исключить махинации, ускорить принятие решений и упорядочить взаимодействие с подрядчиками. Работа компании стала более структурированной: теперь мы реже сталкиваемся с ситуациями, когда из-за ошибок или несогласованности теряется время и деньги.

Как изменилась работа со сметами: от ручных исправлений к прозрачному учету

Процесс составления смет и подготовки коммерческих предложений у нас значительно ускорился. Теперь любой менеджер, который разбирается в сметах, может скачать любой из уже готовых расчетов, убрать объемы, оставив только цифры, и получается коммерческое предложение. Умеючи, можно сделать это за полчаса.
Скриншот интерфейса сметы
Скриншот графика работ
Когда мы только делали первые шаги в строительном бизнесе, на составление смет у нас уходило по несколько дней. Позже, с опытом, мы научились делать это быстрее — с помощью Excel и специализированных программ. До Gectaro для расчета смет мы пользовались другим сервисом, но он не позволял вести проект после заключения договора.

Gectaro значительно упростил работу со сметами, объединив расчеты, контроль затрат и ведение проекта в единую систему. Теперь сметы удобно систематизированы и доступны в одном месте, что исключает путаницу и дублирование данных. Кроме того, мы можем сразу отслеживать фактические затраты и сопоставлять их с плановыми.
Еще одна фишка, ускоряющая нашу работу — это возможность делиться сметой с клиентами онлайн, по ссылке. Это особенно нравится клиентам-айтишникам: они думают, что это мы сами что-то разработали, а я улыбаюсь и молчу. Эта опция удобна тем, что можно легко и быстро корректировать смету при ее защите. После внесения правок клиенту достаточно снова открыть у себя ту же самую ссылку, и он увидит исправленный вариант — не нужно ничего повторно пересылать.

Ну и плюс это безопаснее, чем работа, например, с Excel: клиент ничего не может там подправить втайне от нас. Представим ситуацию: мы отправили готовую смету клиенту, а он намеренно или случайно там что-то изменил, вернул ее нам, и мы ее подписали, не перепроверив. А потом начинаем строить, а цифры отличаются, и разница эта не в нашу пользу.
Благодаря Gectaro мы застрахованы от таких махинаций и вообще всяческих ошибок. Даже если сметчик сделает что-то не так, мы это быстро заметим и исправим.

Как проходило внедрение Gectaro: обучение, первые шаги и техподдержка

Благодаря обучению, которое на старте предлагает отдел внедрения Gectaro, овладеть базовыми навыками работы с системой оказалось не так уж сложно. Нам все подробно объяснили и показали в ходе нескольких онлайн-встреч.
Конечно, речи о полном переводе всех процессов в эту ERP пока не идет: те же прорабы не используют в своей работе все ее возможности. Но управленческий и административный персонал оценил Gectaro по достоинству.
Теперь все, кто приходит к нам на работу, обязательно должны пройти обучение, чтобы овладеть системой. Плюс мы пишем свои регламенты внутренних бизнес-процессов на базе Gectaro: как рассчитать смету, как готовить договоры, что делать при удорожании проекта.
Находится место и для творческих решений: там, где функционал системы плохо стыкуется с нашими процессами, мы находим «костыли», чтобы все-таки работать с ней.
Например, при запуске проекта нам было неудобно использовать существующие статусы сметы: «Расчет» и «В работе». Когда смета переходит в статус «В работе», ее нельзя редактировать без возврата в черновик, а при возврате обнуляются объемы, что затрудняет контроль.
Чтобы решить эту проблему, мы стали создавать дополнительные папки и вручную переименовывать сметы, добавляя к названию пометку «Продана: ФИО клиента, кадастровый номер». Это позволило нам быстро ориентироваться, какие проекты получили финансирование и должны быть запущены в работу.
Вообще, поддержка Gectaro всегда оперативно отвечает на наши обращения, технические проблемы решаются быстро. Еще очень круто, что у нас есть выделенный менеджер, который помогает решить любой возникший вопрос и рассказывает про новые возможности системы.
Если же говорить о том, чего нам пока не хватает, то мы очень ждем обновления, которое позволит контролировать итоговую прибыль на этапе реализации проекта. Я знаю, что сейчас компания как раз его готовит. Скажем, мы построили, половину дома, и новое обновление будет показывать, сколько денег у нас осталось, и нет ли на проекте перерасхода.
Правда, придумывать обходные пути нам приходится не часто: наши запросы фиксируются и учитываются в обновлениях сервиса. Со мной, например, связывался главный разработчик, и, используя мою обратную связь, искал и находил решение возникшей у нас проблемы. Думаю, и со статусом смет команда Gectaro что-нибудь придумает, хотя и понимаю логику, по которой ребята сделали все так, как есть.
Скриншот интерфейса Gectaro
После внедрения Gectaro финансовый и управленческий учет стали прозрачными, а процессы — более структурированными. Теперь у нас есть четкая система контроля затрат, которая исключает перерасход и хаос в расчетах
Главные результаты автоматизации
Оптимизировали работу с подрядчиками

02

Договоры теперь фиксируются в системе, а выплаты происходят только после согласования.

Что изменилось в компании

Ускорили составление смет

01

Больше не приходится делать все вручную, каждый раз начиная с нуля. Основное время у нас теперь уходит не на сметы, а на поиск поставщиков.
Снизили перерасход

03

Оперативно выявляем завышенные объемы и необоснованные траты.
Ускорили принятие решений

04

Четкая система статусов и прозрачность учета помогли исключить лишние согласования.
В результате нам удалось повысить управляемость бизнеса, снизить финансовые потери и оптимизировать ключевые процессы. Еще недавно мы решили поменять бизнес-модель и перешли на продажу типовых домов — сейчас у нас около 30 стандартных проектов. Вкупе с использованием Gectaro это ускорило процесс расчета смет, благодаря чему мы можем работать с большим числом клиентов.
Смотрите также
    Получить бесплатный
    доступ к сервису
    Откроем тестовый доступ к Gectaro бесплатно.
    Попробуйте все возможности сервиса без ограничений
    в 7 раз
    быстрее
    составляйте сметы
    до 20%
    экономьте
    на закупках
    на 50%
    увеличьте
    выручку
    на 30%
    больше
    свободного времени
    Запишитесь на демонстрацию сервиса и мы покажем на примере как сервис используют именно в вашей нише
    Вы получите доступ ко всем возможностям сервиса Gectaro без ограничений бесплатно.
    Скриншот интерфейса Gectaro
    Скриншот мобильного приложения
    Гектаро сервис
    для управления
    и автоматизации строительного,
    ремонтного бизнеса
    Гектаро - сервис для управления и автоматизации строительного,
    ремонтного бизнеса