Первые полгода мы работали в режиме «ручного управления»: сметы в блокнотах, мессенджерах, таблицах Excel — страшная путаница. Было совершенно непонятно, куда уходят деньги. До сдачи объекта мы даже не могли сказать, сколько на нем заработали.

Теперь всё совершенно иначе. Мы в режиме реального времени видим движение каждого рубля, сразу понимаем, где можно сэкономить, и спокойно можем прогнозировать прибыль. Рассказываю, как это у нас получилось.

Особенно сложно было работать со сметами. Мы рассчитывали их вручную, «на бумажке», или в переписках, а затем по несколько раз перепроверяли. Это отнимало огромное количество времени и сил.

Наконец, поняли, что так больше нельзя. До самого момента сдачи объекта невозможно было точно сказать, сколько прибыли мы получим. Стало очевидно: срочно нужен инструмент, который наведет порядок в финансах, поможет избежать ошибок и сделает нашу работу более предсказуемой и менее нервной. Мы начали искать подходящий сервис.

Как раз в тот момент мне попалась реклама в интернете: сервис Gectaro, система для управления финансами и сметами. Решили попробовать. Оказалось, что пользоваться им довольно просто. Интерфейс интуитивно понятный, есть видеоуроки, где подробно объясняется каждый шаг — что открыть, куда нажать, где сохранить.

Я посмотрел видео и сразу же сделал свою первую смету в Gectaro. Даже без опыта получилось намного проще и быстрее, чем мы привыкли делать раньше. Так я понял, что нам это точно нужно.

Мы быстро заполнили справочник — внесли все цены, материалы, поставщиков, чтобы информация автоматически подтягивалась в сметы — и начали работать. Готовую смету можно выгрузить одним кликом и сразу отправить заказчику. Не нужно ее как-то специально оформлять, распечатывать и так далее. Этот процесс ускорился в разы.
А главное, после того, как все расчеты стали вестись в Gectaro, финансовый учет наконец-то стал прозрачным!

Раньше на эти расчеты тратилось колоссальное количество времени. Мы каждую неделю подолгу сводили и пересчитывали свои расходы и доходы.

Теперь их можно увидеть за секунду — открываешь проект и все цифры перед глазами.

Не могу сказать, что был какой-то особый этап внедрения сервиса. Всё произошло быстро и само собой.

Основным бухгалтером и снабженцем в компании на тот момент был я. Быстро подключился второй бухгалтер и тоже начал работать в Gectaro. Когда появился новый снабженец, я просто скинул ему обучающие видео. Меньше чем через месяц он полностью освоился и работал в системе наравне со мной. А если у нас и возникают вопросы, есть чат с техподдержкой: отвечают быстро и по делу.

Прозрачную финансовую картину – мы четко видим, куда уходят деньги, на каком этапе проект, какая у нас прибыль.

Быстрое составление смет – все позиции занесены в справочник, сервис автоматически подставляет актуальные цены, что позволяет за минуты сформировать смету.

Отлаженное снабжение – снабженец получает четкий список необходимых материалов и закупает их вовремя, без ошибок.

Экономию времени – не нужно вручную пересчитывать расходы, подгонять расчеты в Excel или искать нужную информацию в чатах.

С момента, как мы начали работать в Gectaro, стало понятно: мы больше не вернемся к блокнотам и чатам. Потому что мы очень быстро получили сразу 4 бонуса:

Наконец-то она стала управляемой! Если раньше мы понимали свои финансовые результаты только в конце проекта, то теперь можем отслеживать динамику в процессе строительства и корректировать бюджет, если что-то идет не по плану.

Раньше мы могли заказать не те материалы или промахивались со сроками — например, у производителя окон сезонный перегруз и вместо двух недель они выполняли наш заказ месяц. Теперь таких накладок практически нет. Мы четко видим, какие ресурсы заложены в смете, и следим за их расходом. В результате – меньше перерасходов, выше точность расчетов и, как следствие, никаких неприятных сюрпризов на финише проекта.

Начинающим строительным компаниям я бы рекомендовал сразу начинать работать в Gectaro. Мы успели немного «повариться» в хаотичном управлении проектами, и это была большая ошибка. Сейчас я бы сразу выбрал сервис для учета и сэкономил себе кучу времени, нервов и денег.

Оглядываясь назад, мы понимаем, что Gectaro окупил себя уже в первые месяцы работы. Мы больше не теряем деньги из-за ошибок в расчетах, не закупаем лишние материалы, не тратим часы на составление смет и сведение финансов. Мы просто спокойно работаем и знаем, сколько денег получим.