Дмитрий Кузнецов, руководитель ремонтной компании «Атмосфера»
О компании
В «Атмосфере» мы помогаем людям экономить время и деньги на отделочных работах. У нас два основных профиля — механизированная штукатурка стен и механизированная шпаклевка стен. Трудимся в этой нише 3 года.
Находимся в Рязани и работаем с новостройками, с частным сектором и с коттеджами. Планируем увеличить количество клиентов и расширить спектр услуг. Скоро мы еще будем выравнивать пол перед финишным покрытием, то есть делать полусухую стяжку.
Наш бизнес зависит от сезонности. Например, в январе-феврале мало клиентов, а в марте прибавляется. В хорошие месяцы, в среднем, закрываем 20 проектов. В год получается 150 проектов. В сезон с работой справляется 10 бригад, а когда тихо, работают 4 бригады. Среди управленцев 4 человека, не считая бухгалтера, он на аутсорсе.
Задачи и проблемы
В 2021 году компания выросла в объемах — в 2020 году обороты составляли 25 млн руб., а в 2021 — 56 млн руб. Нам пришлось готовить больше смет и обрабатывать больше заявок. Стало тяжелее следить за всеми проектами одновременно. Я не понимал, какие в работе, какие уже сданы. Было неудобно анализировать денежные расходы.
В конце 2020 года мы подсчитали, что если бы отчеты были в порядке, заработали бы на 10 млн руб. больше.
Финансовая отчетность хранилась на Google-диске, а сметы я вел в «Смете 2007», которую создали те же разработчики, что делали Excel. Было неудобно, сбивались формулы, а чтобы проверить статус проекта, приходилось прямо сутки искать необходимые отчеты.
Я хотел, чтобы данные хранились в одном месте. Условно, как в банковском приложении, когда видишь, сколько денег на счету, сколько потрачено и на что.
Внедрение и организация работы
Я нашел Gectaro через интернет. Разработчики программы обещали, что я буду находить нужную информацию за считанные минуты, меня это привлекло. На деле это подтвердилось. Плюс мне даже не нужно было иметь компьютер под рукой — я мог на отдыхе зайти в сервис с помощью телефона и отследить прогресс на стройке.
Я оформил подписку и настроил Gectaro сотрудникам: у них разные операционные системы, у кого-то iOS, у кого-то Windows, и программа работает на любом из устройств.
Мы внедряем сервис до сих пор. Специально под Gectaro я сформировал отдел. Сотрудники разбираются с сервисом по видеоурокам или консультируются с менеджером онлайн.
Сначала мы освоили модуль финансов, затем модуль смет. В финансовом модуле я вижу все денежные активности по проектам. Могу вовремя перераспределять денежные потоки, понимать, сколько у меня наличных денег и сколько на счете.
В сметах проверяем статусы проектов. Сверяем графики работ: если не успеваем в срок, звоним заказчику и договариваемся о продлении дедлайна. Еще в сметах сразу видно, сколько нужно заплатить бригадам. На подсчетах мы экономим 15% рабочего времени.
После автоматизации рутинных процессов, я стал больше времени уделять развитию компании. Пишу план по освоению нового направления, планирую расширяться в другие регионы. Уже провел переговоры в Туле и в Подмосковье.
Результаты
1. Сэкономили 15% рабочего времени на расчете зарплат бригадирам
В сметах Gectaro сразу видно, сколько нужно заплатить рабочим. Раньше мы вели отчетность на бумаге или в разных таблицах, поэтому тратили на это сутки.
2. На 30% стало больше свободного времени — инвестируем его в развитие компании
Сервис Gectaro разгрузил меня на 30%. Я стал больше времени уделять развитию компании. Пишу план по освоению нового направления, планирую расширяться в другие регионы. Уже провел переговоры в Туле и в Подмосковье.
3. Перестали терять деньги, потому что финансовые операции стали прозрачнее
До Gectaro было неудобно анализировать расходы. Например, в конце 2020 года мы подсчитали, что если бы отчеты были в порядке, заработали бы на 10 млн руб. больше.
