«Избавились от Excel и ускорили составление сметы с 3-х дней до 2 часов»

Василий Вязьмин, сооснователь и коммерческий директор группы компаний АртБрикс, рассказал:

• Как сократили срок составление каждой сметы с 2-3-х дней до 2 часов
• Как начали экономить до 2 дней работы руководителя или менеджера в каждом проекте при составление актов
• Как автоматизировали финансовый учет всей компании и избавились от кассовых разрывов

О компании

Меня зовут Василий Вязьмин, сооснователь и коммерческий директор группы компаний АртБрикс. Ранее работал в одном из крупнейших девелоперских компаний г. Уфы. Получив достаточно большой опыт в строительной сфере, со своим партнером решил создать бизнес по отделке квартир и коммерческих помещений.

За последние 3 года наш бизнес развился до группы компаний АртБрикс, которая оказывает услуги отделки как B2C, так и B2B клиентам.

За этот период выполнили более 70 проектов, в том числе и ремонт магазина Benetton, который в феврале 2020 года был открыт в Уфе. Масштабы проектов разные. Как отдельные квартиры, так и большие комплексы площадью до 2000 кв.м.

Сейчас в команде 17 человек, в основном это прорабы и рабочие. Периодически привлекаем подрядчиков по ряду работ.

Планируем активнее использовать автоматизацию, нарастить штат ИТР, самим заниматься больше стратегией, а не операционкой.

Задачи и проблемы

Долгое время учет всех процессов в бизнесе вели в Excel, график строили в Microsoft Project.

Я бывший IT-шник, поэтому настроил множество таблиц с формулами. В одной таблице смета, в другой финансы, в третьей закупки, график работ отдельно в диаграмме Ганта. Несмотря на это, все таблицы и процессы в компании не были между собой связаны, не синхронизировались, что очень часто приводила к ошибкам в составлении смет, учету денег и кассовым разрывам.

Справочников расценок у нас не было. Чтобы Вы понимали, на проработку одной сметы и отправке КП клиенту мы тратили как минимум 2-3 дня. На ручное составление актов при сдаче проектов мы тратили минимум 2 дня, чтобы свести все данные в акт. Некоторым заказчикам конечно это не нравилось. Мы чувствовали, что в условиях конкуренции это просто непозволительно.

В итоге множество Excel-таблиц с правильными формулами нам не помогли вести эффективный учет. Назрела необходимость в автоматизации компании для дальнейшего роста.

Внедрение и организация работы

В один из рабочих дней случайно в интернете увидел рекламу сервиса автоматизации строительно-ремонтных компаний Gectaro.

Зарегистрировался сразу, но в силу большой занятости не сразу начал пользоваться. В течение нескольких месяцев следил за появлением множество новых функций на платформе. В одном из обновлений, связанных со справочниками, я все-таки решился взяться серьезно за автоматизацию.

К моему удивлению, на внедрение и обучение я потратил буквально 2 часа своего времени, составив в сервисе справочник работ и материалов. В тот же день я успел добавить и запустить в работу один из наших новых проектов, даже отправить запросы на закупку материалов нескольким поставщикам.

Сервис привлек своей простотой в использовании и тем, что наконец-то я могу связать все процессы компании в одном месте.

В основном сейчас наша команда использует Gectaro для составления справочников, смет, графиков работ, учета финансов и отчетов о работе прорабов. Убедились, что нам не хватает снабженца, чтобы полноценно начать пользоваться функционалом снабжения. Уже занимаемся его поиском.

Результаты

1. Сократили срок составление смет с 2-3-х дней до 2 часов
До Gectaro мы для заказчика составляли смету и КП в течение 2-3 дней. Сейчас в сервисе этот процесс благодаря справочникам расценок удалось сократить до 2-х часов. Быстрый ответ заказчикам хорошо повлиял на конверсию в продажу.

2. Экономим до 2 дней работы руководителя или менеджера в каждом проекте при составление актов
Раньше при сдаче каждого проекта мы вручную составляли акты по форме КС, в которых бывало до 600 строк. Со всех прорабов вручную собирали информацию о выполненных работах. Тратили на это каждый раз до 2-х драгоценных дней работы руководителя или менеджера. Сейчас в Gectaro процесс формирования и печати нужного акта за определенный период времени занимает менее 5 минут.

3. Наконец-то мы начали видеть финансовую картину всей компании, а не только отдельного проекта

До внедрения автоматизации мы видели только финансовую картину в разрезе каждого проекта отдельно. Сложно было заниматься финансовым планированием всей компании. Иногда сталкивались с кассовыми разрывами.

Сейчас же в системе по 3 отчетам управленческого учета мы можем в процессе ремонта видеть финансовые результаты отдельно каждого проекта, так и всей компании, быстро реагировать и планировать финансовые потоки.

4. На порядок сократили количество ошибок сотрудников
Не смотря на то, что с момента внедрения Gectaro прошло 4 месяца, наша команда уже чувствует качественные изменения в работе. На порядок сократилось количество ошибок с ручным составлением смет и актов. Рабочие меньше отвлекаются на бумажную рутинную работу.