«Перестали терять от 20% прибыли на проектах из-за невнимательности в Excel»

Владислав Синьков, основатель новороссийского ландшафтно-архитектурного бюро Sinkov.

О компании

До того, как стать ландшафтным архитектором и основать бюро Sinkov, я профессионально играл в футбол, и в 2014 году повредил ногу. Врачи сказали, что для быстрого восстановления мне ежедневно нужно заниматься на настоящем газоне —  я подготовил почвосмесь и посеял свой первый газон. Семь лет назад литература о выращивании декоративных культур была только на англо и немецкоязычных сайтах — чтобы разобраться, я переводил тексты через гугл-переводчик.

После ко мне начали обращаться друзья — кто-то хотел такой же газон, кто-то просил посадить декоративные деревья и спланировать расположение дорожек, беседок и зон барбекю. Первое время я делал все сам, через некоторое время нанял трех сотрудников, которые позже доросли до бригадиров подразделений. Сейчас в команде 24 человека.

Мы занимаемся благоустройством садового пространства: делаем планы проектов, 3D-визуализации, чертежи, затем реализуем задуманное и после поддерживаем клиентов в садовом сервисе. В среднем в год мы завершаем от пяти до десяти проектов полного цикла, а проектируем 150 проектов — чем меньше площадь благоустраиваемой территории, тем быстрее мы работаем.

Задачи и проблемы

Раньше мы работали в Excel, «Google-таблицах» и «Фин Табло» и полтора года назад перешли на Gectaro. Ведение отчетности в разных сервисах демотивировало: самому приходилось пробираться через лабиринты таблиц, формул и гиперссылок. В этом смысле пользоваться Gectaro проще — все собрано внутри одного сервиса. А если мне нужно обратиться к истории проектов, я могу сделать это одномоментно. В Excel же поиск занимал два рабочих дня.

Excel — удобная программа, но подходит для одиночной работы. Когда туда подключаются сотрудники из разных отделов, то чаще всего кто-то по неосторожности сбивает формулы и на починку уходит от одного до трех дней.

Еще мы прогоняли сметы, составленные в Excel, через Gectaro и обнаружили, что на некоторых прошлых проектах потеряли 20% от возможной прибыли.

Это произошло, потому что в Excel не предусмотрен подсчет рентабельности и в моменте невозможно решить, какой объем материалов нужно купить, чтобы выйти в плюс. В Gectaro рентабельность отображается.

Внедрение и организация работы

Я погуглил программы, которые могли бы автоматизировать бизнес-процессы строительных компаний, и нашел Gectaro.

Сейчас в сервисе мы ведем все движения денежных средств, производим расчеты, составляем сметы и планируем проекты. Маркетинговые активности и зарплатные ведомости продолжаем вводить в Excel — в Gectaro пока этого функционала нет. 

Чаще всего в Gectaro создаем сметы — заполнение модуля простроено последовательно, поэтому мы не пропускаем ни одного пункта и не теряем деньги на том, что чего-то не учли.

Результаты

1. Перестали терять от 20% прибыли на проектах из-за невнимательности при составлении смет в Excel

Прогоняя старые сметы через Gectaro, мы заметили, что на некоторых проектах работали в ноль или в минус. Это происходило, потому что в Excel не было подсчета рентабельности и в моменте мы не могли принять решение, какой объем материалов нужно купить.

2. Вместо двух дней тратим 10 минут, чтобы найти историю проектов

В Gectaro мы можем моментально найти информацию, какой объект и когда делали, какая у него была рентабельность и прочее. В Excel для этого нужно провести два дня.

3. Сотрудники не теряют мотивацию, заполняя кучу таблиц и формул

Раньше мы работали в Excel, «Google-таблицах» и «Фин Табло» — сотрудники уставали пробираться через лабиринты таблиц, формул и гиперссылок. В Gectaro все собрано внутри одного сервиса.