«Увеличил личный доход в 2,5 раза за 3 месяца»

Иван Лутков, руководитель ремонтной компании UROVEN_PRO, рассказал читателям:

Как благодаря автоматизации смог увеличить количество бригад c 2-х до 5 и увеличить личный доход в 2,5 раза, не потеряв контроль над процессами
Как на порядок смог сократить время взаимодействия с заказчиками
Как ускорили согласований условия с подрядчиками и свели финансовые разногласия к нулю

О компании

Меня зовут Иван Лутков, руководитель ремонтной компании UROVEN_PRO. В ремонтной сфере уже 15 лет. Начинал как наемный мастер в ремонтной компании. Постепенно ушел в свободной плавание, сформировав свою команду мастеров.

Наше основное направление это ремонт и отделка квартир. В основном частные клиенты, но постепенно выходим на коммерческих клиентов, среди которых операторы сотовой связи, местные банки, бюджетные организации.

В начале 2019 года в команде было всего 3 человека, но благодаря автоматизации за этот год мы смогли спокойно увеличить нашу команду в 4 раза, не потеряв контроль над процессами.

Сейчас костяк команды 9-12 человек, в основном это мастера, которые с нами работаю на партнерских условиях, сами привлекают и контролируют своих исполнителей на каждом объекте. В среднем команда способна вести параллельно 5 проектов в месяц.

Задачи и проблемы

Последние 5 лет занимаюсь тем, чтобы пытаюсь систематизировать процессы и выйти из операционки. Задача очень сложная, так как операций очень много, ведем весь учет компании в Excel и мессенджерах.

Кроме Excel пытались активно использовать специальные сметные программы, но они подходят только для составления смет. А все остальные процессы компании (закупки, финансы, документы) все равно оставались в Excel. Не было никакой синхронизации процессов.

Продать клиенту это пол дела. Нужно выстраивать системно все процессы по реализации проекта, прозрачно взаимодействовать с заказчиком, чего долгое время не удавалось реализовать в Excel.

Постоянная занятость, рутина и текучка привели к тому, что в один из прекрасных дней решил найти автоматизированное решение моих проблем.

Внедрение и организация работы

Найдя и выбрав программу Gectaro, позвонил ваш сотрудник, с которым мы согласовали внедрение и обучение. Здорово, что после оплаты нас не бросили, а наоборот, 1-2 раза в неделю в течение первого месяца обучали. На любой вопрос мы быстро получали ответ в чате сервиса или в whatsapp, очень удобно. Это позволило далее со второго месяца подписки полностью настроить и перевести все процессы в Gectaro.

Все финансовые операции мы теперь ведем в Gectaro и в любой момент могу увидеть маржинальность конкретного проекта на данный момент. Раньше бывало отдаешь мастеру определенную сумму авансом, а после бурных выходных или праздников мастер уже не помнит, что брал эти деньги. Грустно становится обеим сторонам участвовать в таких разборках. Теперь мы фиксируем в системе абсолютно все финансовые операции и договоренности.

Также благодаря сервису очень удобно реализованы справочники расценок по нашим подрядчикам-мастерам. Например, приходит к нам новый подрядчик-электрик. По нему мы быстро создаем отдельный справочник со всеми его условиями. Далее при составлении сметы мы легко подтягиваем любые расценки по подрядчику.

Таким образом, мы фиксируем условия работы с нашими подрядчиками на уровне сметы, выгружаем отдельно смету для конкретного подрядчика и согласуем с ним окончательные условия. То есть нам удалось снизить до нуля человеческий фактор недопонимания, так как раньше договоренности перед началом работ были только на словах.

График работ очень нам понравился. Теперь мы можем четко запланировать, например, срок окончания поклейки обои в конкретном проекте и отслеживать отставание от плана в ходе работ, а не когда уже поздно.

Крутая функция быстрого формирования КС-ок, которая освободила просто кучу нашего времени.

В целом сейчас наша команда активно использует Gectaro для составления справочников, смет, графиков работ, финансового учета и КС-ок. Платформа точно стоит своих денег!

Результаты

1. Благодаря автоматизации смог увеличить количество бригад 2-х до 5, что позволило увеличить мой личный доход в 2,5 раза и не потерять контроль над процессами.
До Gectaro управлять разными объектами, бригадами одновременно было практически невозможно. Сейчас же я спокойно смог увеличить количество заказов, привлечь больше бригад и в итоге увеличить свой личный доход как минимум в 2,5 раза.

2. На порядок сократили время взаимодействия с заказчиками благодаря ссылки на онлайн смету
Раньше на согласование сметы с заказчиком через емейлы, мессенджеры и личные встречи тратили много времени. Сейчас же мы просто даем клиенту ссылку для онлайн отслеживания сметы проекта. Количество вопросов с их стороны на порядок сократилось.

3. Ускорили согласований условия с подрядчиками
Раньше согласовывали условия сотрудничества с бригадами долго и на словах. Теперь же мы отправляем им ссылку на смету либо выгружаем версию сметы для подрядчика, быстро получаем подтверждение, приступаем к работе. Любые договоренности и финансовые операции с подрядчиками четко фиксируются в системе. Споры и недопонимания свели к нулю.