«Сократили внеплановые затраты и это сэкономило нам 700 000 рублей за год»

Юлия Кононенко, руководитель проектов строительной компании «БригадаПрофи», осуществляющей проекты в Выборге и Ленинградской области.

О компании

Я попала в строительный бизнес, можно сказать, случайно. Почти три года назад генеральный директор компании предложил работать с ним, сначала в качестве помощника. Я влилась в стройку оперативно, быстро переквалифицировалась в руководителя проектов.

«БригадаПрофи» существует с 2016 года. Сейчас у нас в команде около 30 человек. Занимаемся проектированием, строительством частных загородных домов, чистовой отделкой, инженерией в Выборге и Ленинградской области. В основном наши проекты — частные дома. Есть один очень интересный проект, сам по себе имеющий коммерческую направленность, — участвуем в восстановлении старого финского усадебного комплекса (гостевые дома, конференц-центр, ресторан).

За все время сдано более 50 домов. За 2020 год — 12 домов, четыре из них с отделкой, и четыре фундамента. Средние сроки реализации проектов — четыре-шесть месяцев.

В планах компании расширить штат бригадиров и строителей, потому как заказов поступает все больше, но силы ограничены. В следующем году планируем запустить собственное производство деревянных домокомплектов. Сейчас решаем вопросы по покупке оборудования и здания для будущего производства, которое будет находиться в Выборгском районе Ленинградской области.

Задачи и проблемы

До внедрения Gectaro мы работали практически на коленке, плюс у нас было бесчисленное количество разрозненных таблиц в Excel, функционал которого ограничен. Информация терялась, не систематизировалась, планы с фактом не сходились.

В итоге мы столкнулись с тем, что у нас не было дисциплины учета финансов, материалов и прочего. Мы просто забывали или ленились своевременно вносить и учитывать информацию, а то, что все-таки учитывалось, было абсолютно не связано между собой. Из-за такой несовершенной системы учета по некоторым сметам фактические расходы превышали запланированные больше чем на 5-10%.

Внедрение и организация работы

Приняли решение искать новое ПО после того, как ряд допущенных ошибок повлек увеличение суммы фактических расходов сверх сметы на 5-10%. Руководитель случайно вышел на Gectaro, и мы решили попробовать сервис, чтобы систематизировать работу. Ничего подобного раньше не использовали. Внедрили достаточно быстро, за месяц-полтора. Изучили демо-уроки, посмотрели обучение, которое проводил менеджер компании, и начали пользоваться. С возникающими вопросами и проблемами разбирались по ходу работы. 

В сервисе нам понравился логичный и простой интерфейс, в котором несложно разобраться интуитивно. Преемственность между модулями — это очень здорово. Плюс, скорее, не столько функционалу, сколько сервису целиком — он дисциплинирует сотрудников. Хочешь не хочешь, а идешь в Gectaro и все записываешь.

Удобно, что в Gectaro можно экспортировать сметы и для заказчиков, и для подрядчиков отдельно. 

Но особая радость для нас — модуль снабжения, потому как работа теперь не простаивает из-за вовремя не поставленных на объекты материалов, как могло быть раньше, а неделя простоя одной бригады обходится в более чем 50 тысяч рублей. А одновременно работает 7 бригад. На данный момент все своевременно, по графику.

Еще мы используем модуль финансов, все доходы-расходы учитываются, ничего не теряется, получается ясная картина по прибыли.

Результаты

1. Сокращение внеплановых затрат сэкономило нам 700 000 рублей за год

За счет автоматизации Gectaro мы систематизировали рабочий процесс. Как следствие — уменьшение внеплановых затрат на 5-10%, сокращение задержек сроков поставок на 2-3 недели от общих сроков реализации каждого из проектов.

2. Экономим 2 дня на составлении и согласовании смет

Время на составление смет и графика работ сократилось вдвое. Если раньше составление сметы для заказчика и подрядчика занимало от двух-трех дней, сейчас мы это делаем и согласовываем за день-два.

3. Сократили срок выполнения работ на 3 недели

Практически автоматизировали снабжение, что сократило общий срок выполнения работ по каждому из проектов недели на 2-3 по сравнению с прошлыми годами, когда работы могли простаивать из-за несвоевременных поставок. Клиенты довольным этим сокращением.