«Мы ведем учёт в одном сервисе вместо 40 разрозненных табличек и больше не теряем данные»

Константин Чичерин, основатель компании Good House, которая строит малоэтажные дома в Сочи

О компании

Я учился на инженера в Сибирской государственной автомобильно-дорожной академии в Омске. По окончании университета переехал в Москву и начал карьеру в дорожном строительстве. Я развился до руководителя проектов — например, отвечал за строительство платной дороги Москва-Санкт-Петербург. 

Четыре года назад переехал в Сочи — подкупил климат, конечно же, и экология. Поработал как наемный сотрудник в строительстве малоэтажных домов, понял ситуацию на рынке, и открыл свою компанию — Good House.

У меня есть партнер и у нас разделены ответственности: моя компания привлекает клиентов и занимается финансовой оптимизацией, а компания партнера трудится над исполнительской частью в проектах.

Сначала мы строили дома до 100 квадратов, сразу оказывая полный спектр услуг: если клиент хотел демонтировать дом, мы оборудовали для этого площадку, расчищали участки и готовили подъезд. В прошлом году мы поставили дом площадью 380 квадратов — сейчас это самый крупный заказ, выполненный компанией.

В будущем планируем прибавить в объемах: в 2021 году мы закрыли девять проектов полного цикла, а в 2022, думаю, их будет в два больше.

Задачи и проблемы

Раньше я вел таблицы управленческого учета и строил диаграмму Ганта в Excel и Google Sheets, финансы отдавал «Финологу».

В Excel и Google Sheets я заметил один большой минус: когда доступ к таблицам был сразу у нескольких человек, кто-то неизбежно сбивал формулы. Мне приходилось тратить час в день на то, чтобы исправить ошибку, блуждая по огромной таблице из 1500 строк.

У меня в штате всего два человека, но совместный доступ нужен и проектным сотрудникам. Например, прорабы и бригадиры отчитываются о средствах, выданных им на дозакупки. Но не все они разбираются в компьютерах — могут зайти в таблицу, нажать не туда и сбить настройки. Замечая это, я начал больше занимался обучением персонала взаимодействию с техникой, чем поиском и обработкой заказов. Я не терял деньги, а вот время и нервы — еще как.

Внедрение и организация работы

Я нашел Gectaro и за неделю разобрался в сервисе. Затем объяснил, как им пользоваться, специалистам финансового отдела и главному прорабу. Мы еще не до конца внедрили сервис — сейчас работаем в модулях сметы, планирования и финансов. В перспективе добавим снабжение и склады — в 2022 году у нас будет объемный проект на 100 домов.

Мы ведем учет сами для себя: раньше в текучке было неудобно и непонятно уследить за движением денежных средств. Бывало, что сотрудники теряли или забывали их внести, а сейчас стало проще — у человека в телефоне открыт Gectaro и он сразу же после покупки вбивает данные. Я всех приучил: купил-вбил, купил-вбил.

Результаты

1. Вместо 40 разрозненных табличек мы ведем учет в одном сервисе — работа стала прозрачнее и удобнее

Gectaro по удобству напоминает смартфон: внутри одного сервиса и фотокамера, и заметки, и приложение для отслеживания сна и здоровья. Разница в том, что тут все про стройку: данные о графиках работ, остатках на складе и финансах хранятся в одном месте.

2. Благодаря разделенному доступу мы перестали терять данные

Когда мы работали в Excel и Google Sheets, сотрудники могли сбить формулу и я тратил по часу в день на восстановление данных. В Gectaro я могу разделить доступ между людьми и не только быть спокойным за формулы, но и не переживать за то, что вся таблица может быть удалена.

3. Больше я не трачу час в день на обучение сотрудников работе с таблицами Excel

Прорабы не всегда умеют работать с компьютерами, поэтому раньше я тратил по часу в день на их обучение. Сейчас Gectaro находится у них в телефоне: делая покупку, они тут же заносят данные в сервис.