До внедрения Гектаро процессы держались на Excel, мессенджерах и отдельных отчётах у руководителей направлений. Сметы считались в профильных инструментах, фотографии работ отправлялись в группы, данные по закупкам и остаткам хранились разрозненно. Когда требовалось собрать общую картину по проекту или по компании, это занимало время и требовало ручной сводки.

По мере роста стало понятно, что управлять таким объёмом проектов «по-старому» уже нерационально. Появилась необходимость в единой системе, где финансы, закупки и проектные данные можно видеть целостно.

Рассматривались альтернативы, включая Primavera, по которой даже проходили обучение. Но для компании решение оказалось слишком сложным для масштабного использования разными отделами.

Гектаро выбрали как более понятный и современный инструмент с необходимыми модулями и интуитивным интерфейсом.

Внедрение шло поэтапно: обучение по каждому модулю отдельно — проекты, задачи, финансы, снабжение. Использовали видеосессии и онлайн-встречи, без перегруза сразу всем функционалом. Обучение прошли все отделы.

Карина, помощник ген.директора:
«Все модули мы по очередности изучали… специалисты всё грамотно и чётко объясняли»

Карина, помощник ген.директора:
«Гектаро показался нам более ясным современным вариантом… понятный интерфейс, все необходимые модули»

Наиболее быстро результат проявился в снабжении и финансах.

Закупки стали прозрачными: можно проверить, что именно покупалось, по какой цене и в каком количестве. Даже если проект двухлетней давности, данные находятся быстро.

Карина, помощник ген.директора:
«Весь закуп можно было посмотреть через Гектаро… по какой цене и в каком количестве»

Карина, помощник ген.директора:
«В любой момент можно получить нужный отчет — по проекту или общий по компании»

По финансам появилась возможность быстро формировать отчёты — как по отдельному проекту, так и по компании в целом.

Карина, помощник ген.директора:
«Мы мгновенно могли вывести отчет по проекту и показать это заказчику»

Отдельный практический эффект — работа с заказчиком. При подписании актов и возникновении вопросов по затратам можно оперативно выгрузить данные по проекту.

Карина, помощник ген.директора:
«Руководство проверяло по Гектаро, какой ранее был последний закуп, по какой цене… старались эту планку держать»

При закупке дорогостоящего оборудования и материалов руководство ориентируется на историю закупок в Гектаро. Система позволяет проверить предыдущие цены и удерживать их в разумных пределах.

Модуль фиксации прогресса работ через мобильное приложение использовался в одном из проектов, где позволяли условия связи. В ряде объектов есть ограничения по интернету и по технике безопасности (работа на подстанциях), поэтому фиксация работ часто ведется на бумаге с последующей передачей данных в ПТО, где информация переводится в электронный формат.

Сметы рассчитываются во внешних специализированных программах и после согласования загружаются в Гектаро для дальнейшего контроля.

Карина, помощник ген.директора:
«Гектаро уменьшает количество бумажных документов… всё можно вытащить из программы буквально за минуту»

Гектаро позволил компании сократить бумажный оборот по счетам, централизовать данные по закупкам и финансам и упростить доступ к истории проектов. Снабжение стало более управляемым, а финансовая картина — более прозрачной. Руководство получило инструмент, который дает контроль не «по ощущениям», а на основе данных.

Для компании с десятками проектов и распределенной географией Гектаро стал инструментом систематизации. Он не изменил специфику строительных работ на объектах, но навел порядок в снабжении, финансах и проектной отчетности. Появилась прозрачность по закупкам и затратам, ускорилась подготовка отчетов, упростилось взаимодействие с заказчиками. В условиях роста компании это дало управляемость и контроль на уровне руководства, без зависимости от отдельных файлов и личных таблиц.