Внедрение цифрового строительного контроля требует не только внедрения ПО, но и понимания документальной базы и нормативных требований. В статье подробно разбираем: какие документы обязательны при цифровом контроле, что регулируется на уровне законодательства, как ведутся электронные журналы, в каком виде оформляются замечания и акты, какие правила нужно соблюдать для юридической силы. Поясняем, какие ошибки совершают подрядчики и ПТО, как цифровой контроль вписывается в сдачу объектов, и как это реализовано в системе Gectaro.
Что такое цифровой строительный контроль и зачем он нужен
Строительный контроль — это система обеспечения качества и безопасности строительства. Он охватывает не только проверку соответствия проекту и нормативам, но и управление рисками, контроль за материалами, ведение документации, взаимодействие с заказчиком и надзорными органами.
В 2025 году этот процесс перестаёт быть бумажным. Всё чаще он ведётся в цифровом виде — через ERP-системы, электронные журналы, шаблоны актов, фотофиксацию и электронные подписи. Это и есть цифровой строительный контроль.
Что включает в себя цифровой контроль
Цифровой строительный контроль — это не просто журнал в Excel, а полноценная среда, где:
– каждая работа фиксируется,
– каждый дефект — документируется,
– каждое исправление — подтверждается,
– а вся история объекта сохраняется в системе.
Кто участвует в процессе
Зачем цифровизация
📍 1. Устранение бумажной путаницы
Физические журналы теряются, заполняются с опозданием, не синхронизируются с фактами. Цифровой формат исключает эти риски.
📍 2. Снижение спорных ситуаций
Фиксация с датой, автором, геометкой и цифровой подписью создаёт доказательную базу.
📍 3. Быстрота и прозрачность
Руководство и заказчик получают картину в реальном времени: где отклонения, где риски, что устранено, что нет.
📍 4. Автоматизация исполнительной документации
Всё, что зафиксировано в системе, может быть автоматически собрано в итоговые акты, журналы, отчёты.
Какие документы входят в цифровой строительный контроль
Переход к цифровому контролю не отменяет необходимость документирования — он меняет форму, структуру и способ ведения. Документы остаются, но теперь они встроены в систему, автоматически формируются из задач, фото, чек-листов и журналов. Это не просто PDF-файлы, а данные, связанные с фактами на объекте.
Основные документы цифрового строительного контроля
Как выглядят эти документы в системе
- Не создаются «заново» — формируются на основе задач, статусов и фактов.
- Хранятся в цифровом архиве — с возможностью фильтрации по дате, объекту, этапу, автору.
- Подписываются с помощью электронной подписи (ЭП) или усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП).
- Доступны онлайн для всех участников проекта — с разграничением прав.
Почему важно вести всё в системе
- Объём: бумажный архив по одному объекту — это десятки папок.
- Цифровая система упорядочивает и связывает данные между собой.
- Юридическая значимость: при правильной настройке документы в системе приравнены к бумажным.
- Скорость доступа и поиска: вы находите нужный акт или фото за 10 секунд, а не за 2 часа.
Какие правила и нормы нужно соблюдать
Переход к цифровому строительному контролю не освобождает от соблюдения нормативных требований. Чтобы документы, созданные в электронной среде, имели юридическую силу и могли быть приняты заказчиком, экспертизой или надзорным органом, необходимо строго соблюдать формат, структуру, хронологию и требования к ЭП.
Базовые нормативные документы, регулирующие процесс
Основные требования к цифровой документации
1. Подпись и идентификация
- Все ключевые документы (ЖПР, акты, замечания) должны быть подписаны ЭП;
- Для гособъектов или крупных контрактов — требуется УКЭП.
2. Невозможность редактирования задним числом
- Система должна фиксировать дату и время внесения записи;
- Запрет на удаление и корректировку без следа (audit trail обязателен).
3. Хронология и логика событий
- Сначала фиксируется факт, потом — акт;
- Замечание не может быть закрыто без отметки об устранении.
4. Архивация и доступность
- Должна быть возможность выгрузки всех данных в машиночитаемом и визуальном формате;
- Система обязана обеспечивать хранение данных не менее 5 лет (часто — до окончания срока гарантии объекта).
5. Формат и структура
- Документы должны соответствовать типовым формам (например, ЖПР — форма КС-6а);
- Все поля и разделы должны быть на своих местах — автоматизация не означает произвол.
Обратите внимание
- Скриншот из мессенджера или фото без подписи — не документ.
- Нужна связка: событие → контекст → подпись → хранение.
- Журнал в Экселе не признаётся электронным.
- Электронный журнал — это средство, зарегистрированное и защищённое, с учётом норм ГОСТ и ФЗ-63.
Типовые ошибки при переходе на цифровой контроль
Переход на цифровой строительный контроль редко проходит гладко. Команды допускают ошибки, считая, что «если есть система — всё само работает». На деле ошибки чаще всего происходят не в интерфейсе, а в понимании процесса и требований. Ниже — список типовых провалов и советы, как их избежать.
Ошибка 1: ведение журнала параллельно на бумаге и в цифре
Что происходит:
– Работы фиксируются дважды: в системе и на бумаге;
– В итоге расходятся даты, подписи, объёмы.
Почему это плохо:
– В случае проверки невозможно определить, какая версия «настоящая»;
– Нарушается принцип хронологии и целостности.
Что делать:
→ Выбрать один источник истины — систему с электронной подписью. Бумага может быть только копией.
Ошибка 2: отсутствие подписей или использование «черновиков»
Что происходит:
– Журнал ведётся, но без подписей;
– Документы «копятся», но не формализуются.
Почему это плохо:
– Без ЭП данные — просто текстовые записи, не имеющие юридической силы;
– В случае конфликта их невозможно использовать.
Что делать:
→ Настроить систему так, чтобы критичные записи требовали ЭП. Обучить персонал работе с подписями.
Ошибка 3: расхождения между фактами и контрольной документацией
Что происходит:
– Объём в журнале не совпадает с КС-2;
– Фотофиксация не подтверждает факт выполнения работ.
Почему это плохо:
– Возникают споры при сдаче;
– Заказчик может отказать в приёмке.
Что делать:
→ Вести контроль на основе задач и факт-фиксации: фото, статусы, привязка к зонам и моделям.
Ошибка 4: нет связи между замечаниями и устранением
Что происходит:
– Замечания фиксируются, но их устранение — не отслеживается;
– Нет автоматического напоминания или статуса.
Почему это плохо:
– Недочёты забываются, повторяются, не фиксируются в актах;
– Контроль становится «мёртвым архивом».
Что делать:
→ Использовать систему, в которой замечания живут в задачах, имеют сроки и блокируют приёмку.
Ошибка 5: отсутствие выгрузки и цифрового архива
Что происходит:
– Данные есть в системе, но не выгружаются;
– Нет единого архива или связки с исполнительной документацией.
Почему это плохо:
– В конце объекта не получается собрать документацию;
– При проверке — всё нужно делать «задним числом».
Что делать:
→ Система должна автоматически формировать исполнительную документацию на основе хода работ.
Как организован цифровой контроль в Gectaro: практика
Система Gectaro была изначально спроектирована не как надстройка, а как единая цифровая среда управления строительством. В ней строительный контроль — это не отдельный функционал, а логически связанный с задачами, актами, графиками и ресурсами процесс.
Что делает Gectaro по-другому
1. Контроль строится на задачах, а не записях
- Каждый этап работ — это задача с планом, сроками и ответственными;
- Система автоматически знает, что нужно контролировать, в каком объёме и когда.
2. Журналы ведутся по ГОСТ, но без ручной рутины
- Структура записей соответствует КС-6а, КС-6б и другим формам;
- Инженер ПТО заполняет только фактические поля, остальное подставляется системой;
- Данные доступны для печати, выгрузки и отправки заказчику — в нужном формате.
3. Фотофиксация встроена в контроль
- Фото и видео можно прикрепить к каждой задаче, этапу, замечанию;
- Система фиксирует дату, автора, локацию, комментарий;
- Все материалы автоматически включаются в исполнительную документацию.
4. Замечания живут в системе — и влияют на процесс
- Любое замечание — это отдельный объект со сроком, статусом и исполнителем;
- Невозможно закрыть этап или сформировать КС, если есть открытые дефекты;
- Замечания и их устранение видны на дашбордах и в отчётах.
5. Подписи, сроки, ответственность — зафиксированы юридически
- Все ключевые документы подписываются через ЭП или УКЭП;
- Система ведёт журнал действий, отображает изменения, исключает задний ввод;
- Уровни доступа разграничены: прораб, ПТО, заказчик, технадзор, ГИП.
Преимущества подхода Gectaro
Gectaro позволяет компаниям перейти от контроля на бумаге к настоящему цифровому управлению качеством — без усложнения процессов, с учётом законодательства и нормативов.
