Документооборот в строительстве – одна из ключевых составляющих эффективного управления проектами и ресурсами. Традиционно, строительные проекты требовали огромного количества бумажных документов: чертежей, договоров, спецификаций, актов выполненных работ и прочих видов документации. Этот массив информации множится с каждым новым этапом строительства, от первоначального проектирования до окончательной сдачи объекта.
В современном мире, решением многих из этих проблем стал Электронный Документооборот (ЭДО). Это инновационная система, которая позволяет составлять, обмениваться и хранить документы в электронном виде, значительно упрощая и ускоряя процессы. Вместо громоздких бумажных архивов, используемых в прошлом, теперь информация перемещается по защищенным цифровым каналам, исключая необходимость физической печати и мокрых подписей.
Что такое ЭДО
Даже самое элементарное строительное задание обычно сопровождается большим количеством документальной работы. Представьте ситуацию: у подрядчика на объекте стоит полностью готовый к работе бульдозер, ожидающий начала земляных работ по снятию верхнего слоя грунта. Почему он не приступает к работе? Причина в том, что существует определенный порядок сдачи исполнительной документации. Прежде чем начать один вид работ, нужно завершить и документально оформить предыдущий этап.
Например, предшествующими работами были вырубка деревьев и выкорчевка пней. Чтобы официально засвидетельствовать выполнение этой задачи, требуется ряд шагов: согласовать проект, отобразить план, провести фиксацию количества выкорчеванных пней заказчиком, привлечь технадзор для подтверждения выполненных работ и еще несколько ответственных лиц. После этого необходимо собрать все нужные подписи и создать несколько экземпляров подписанного акта.
Одним из ключевых шагов является наличие всех заинтересованных лиц в одном месте, своевременное их удовлетворение выполненными работами и точность документальной части. Только при соблюдении всех этих условий можно приступить к следующим этапам строительства.
И это лишь один акт в масштабной строительной эпопее и одна из позиций исполнительной документации. Параллельно с этим ведется общий журнал работ, журнал производства, журнал геодезических работ, табели учета рабочего времени, путевые листы, и это далеко не полный перечень документации. Все это осложняет управление строительными процессами и не решает вопрос организации бухгалтерии.
Проблемы ведения документации в строительстве
В настоящее время ведение документации осуществляется в бумажном формате, что зачастую сопровождается трудностями, связанными с частыми поправками и версионностью документов. Из-за этого значительная часть документации сдается только после фактического завершения работ, что приводит к перегруженности и высоким расходам на отдел ПТО.
В большинстве случаев такая практика не позволяет заказчику получать актуальную информацию о ходе строительных процессов, а подрядчику затрудняет своевременную сдачу всей необходимой документации, что в свою очередь мешает оперативному получению оплаты за выполненные работы.
Документооборот сейчас
На небольших строительных площадках, где задействованы всего один заказчик и один подрядчик, процесс ведения документации выглядит сравнительно прозрачным и упорядоченным. Обычно для стандартных задач применяются такие унифицированные формы, как КС-2 и АОСР. Тем не менее, даже в этом случае могут возникать сложности в коммуникации. А если проект включает множество участников, то хаос становится практически неизбежным.
Идеальную иллюстрацию этой проблемы можно найти в древности — пример Вавилонской башни. Эпичное строительство так и не было завершено по одной простой причине: рабочие начали говорить на разных языках и утратили способность понимать друг друга.
Современные строительные проекты сталкиваются с подобными трудностями, особенно когда речь идет о ведении исполнительной документации. Множество разных форматов, требования участников и отсутствие автоматизированных систем управления приводят к задержкам, а иногда и к полной остановке строительства, если из проекта выходит какой-то важный участник.
Возникает вопрос: если процесс ведения документации настолько усложняет работу, почему нельзя от неё отказаться? Ответ на этот вопрос можно найти в риторической форме: «Хотели бы вы находиться в здании, которое не соответствует даже половине современных стандартов и на каждом этапе строительства которого были экономически сомнительные решения?».
Решение: электронная документация в строительстве (ЭДО)
Единая система управления строительными проектами представляет собой программное обеспечение, которое позволяет эффективно отслеживать работы всех участников проекта, ставить задачи, контролировать соблюдение временных сроков и бюджетных ограничений. Это инструмент, который объединяет различные аспекты управления строительным процессом в единую платформу, обеспечивая слаженность и координацию действий всех задействованных сторон.
Использование электронной подписи имеет огромное значение, особенно в условиях активной работы. Даже если ответственное лицо находится на строительной площадке или в другом городе, оно может согласовать последние версии документов юридически значимым способом. Это значительно ускоряет процесс утверждения документов и исключает необходимость физических встреч или пересылки бумажных копий.
Перевод всей строительной документации в электронный формат решает множество проблем. Во-первых, он унифицирует все формы документации, делая их едиными для всех организаций. Во-вторых, электронный формат позволяет быстро редактировать и корректировать документы, обеспечивая оперативное согласование. В-третьих, этот подход делает всю процедуру прозрачной: в любой момент можно увидеть, где остановился процесс, кто из ответственных лиц задерживает его, оставить комментарии или сравнить текущую версию документа с предыдущей.
Функциональность таких систем, хотя и кажется условно простой, на самом деле решает огромный пласт проблем, связанных с документооборотом в строительстве. Однако, чтобы достичь наибольшей эффективности, все участники процесса должны перейти на использование этой системы. Только при согласованном применении единой платформы можно полностью раскрыть её потенциал и устранить множество бюрократических трудностей, характерных для современного строительства.
