Блог

Оптимальное программное обеспечение для управления проектами

Эффективность применения программного обеспечения управления проектами в строительстве

Успех любой команды зависит от четкого распределения обязанностей между ее членами. Очевидность этого утверждения понятна каждому руководителю предприятия.
Но практика показывает, что установить границы компетенций для каждого участника проекта и скоординировать их действия чрезвычайно трудно. Планирование основных задач и их детализация отнимает массу времени, а результат не всегда отвечает ожиданиям.
А между тем есть отличный способ организовать работу команды с минимальными затратами сил — внедрить на предприятии программное обеспечение управления проектами строительства.

Признаки необходимости внедрения ПО

Если вы сомневаетесь в целесообразности использования компьютерной программы, проанализируйте деятельность своей компании. Внедрение этого инструмента будет эффективным, если:
  1. Все подразделения предприятия пользуются разными программами. Это затрудняет процессы обмена документами и информацией между исполнителями.
  2. Сотрудники не могут определить, какая задача на настоящий момент является приоритетной, тратят много времени на выяснение этого вопроса и часто вовлекают в этот процесс вас.
  3. Для постановки первоочередных задач приходится проводить совещания, обмениваться письмами, заполнять громоздкие таблицы в ручном режиме.
  4. Уровень организации труда не позволяет сотрудникам сдавать свою часть работы своевременно: слишком велик риск срыва сроков.

Что изменится после внедрения ПО управления проектами

Небольшое исследование показало: почти 80% сотрудников вынуждены использовать до девяти приложений, причем пять из них могут быть открыты одновременно. Естественно, они не в состоянии постоянно держать на контроле информационный поток — немалая часть сообщений теряется.
И мало того, что сотруднику приходится тратить время на поиск ускользнувшей информации — ему каждый раз приходится еще и проверять ее актуальность. На такие малоэффективные действия у него уходит до трех часов рабочего времени.
Управление проектом из единого центра позволит:
  1. Улучшить совместную работу. Каждый сотрудник видит, над чем работают его коллеги, в какие сроки они должны справиться со своими задачами. Это помогает ему увидеть, как его задача вписывается в общий процесс, когда ему ждать данных от смежников и к какому сроку он должен передать результат своей работы на следующий этап.
  2. Создать единый информационный центр. Все данные по проекту хранятся в одном месте. В этом блоке исполнитель в любой момент может увидеть сроки, обновление статуса проекта, вопросы коллег. Здесь каждый участник команды может поделиться своими знаниями с коллегами.
  3. Повысить эффективность управления заданиями. Вы собираете их в одном месте и там же расписываете исполнителей, указываете сроки. Сотруднику придет уведомление, которое, в отличие от электронного письма, не затеряется и гарантированно дойдет до адресата.
И что немаловажно: вы можете ограничить доступ к той или иной информации. Вы будете видеть всю картину, а ваши подчиненные — только те сведения, которые входят в их компетенции.
Все перечисленное — это лишь часть задач, с которыми успешно справляется подобный программный продукт. Например, с помощью сервиса Gectaro можно оптимизировать складской учет, упростить процесс составления смет, управлять закупками и снабжением проекта. Вы сможете контролировать стройку, получать отчеты прорабов через мобильное приложение, находясь в любом месте.
Блог