Переход к цифровым технологиям позволяет значительно упростить процесс сбора, хранения и обмена информацией, обеспечивая более высокий уровень прозрачности и контроля на всех этапах реализации строительных работ.
Исполнительная документация включает в себя множество документов, таких как акты выполненных работ, журналы учета, схемы и чертежи, которые подтверждают выполнение обязательств подрядчика и соответствие стандартам качества. Переход на электронный формат не только ускоряет процесс оформления и обработки данных, но и снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом информации.
Системы управления строительными проектами, содержащие электронную исполнительную документацию, обеспечивают доступ к актуальным данным в режиме реального времени, что значительно упрощает взаимодействие между всеми участниками проекта, включая заказчиков, подрядчиков и надзорные органы.
Классификация программ по исполнительной документации
Программное обеспечение для работы с исполнительной документацией можно условно разделить на три основные категории, каждая из которых отвечает различным потребностям и масштабам организаций.
Программы для малых предприятий
Эти решения предназначены для автоматизации работы в небольших компаниях и чаще всего характеризуются простой локальной установкой и ограниченным функционалом. Такие программы можно установить и сразу приступить к работе без необходимости сложной настройки. Наиболее распространенные примеры включают решения на базе MS Excel. Хотя они не отличаются современным дизайном, для специалистов в небольших организациях или индивидуальных предпринимателей они могут стать полезным инструментом для упрощения рабочих процессов.
Программы для специализированных организаций
В эту категорию попадают решения, разработанные исключительно для конкретных компаний, таких как государственные корпорации или нефтегазовые организации, к примеру, «Транснефть», ИНК или «Газпром». Такие программные продукты разрабатываются с учетом уникальных бизнес-процессов отдельных организаций и, как правило, имеют высокую стоимость. Процесс адаптации уже существующего ПО под нужды другой организации часто оказывается сложным и затратным.
Комплексные системы автоматизации строительства
Данная категория включает в себя системы, которые не только автоматизируют работу с исполнительной документацией, но и предлагают комплексный подход к управлению строительными проектами. Обычно такие решения реализуются в облачном формате и обеспечивают полную поддержку на этапе внедрения: начиная с анализа бизнес-процессов и заканчивая техническим сопровождением.
Gectaro — ваш ключ к идеальному планированию! Мы поможем вам четко организовать этапы работ, контролировать их прогресс в реальном времени и предсказывать возможные задержки заранее. Забудьте о перерасходах времени и сил. Эффективно, недорого, надежно. Начните работать с Gectaro и ускорьте свои проекты!
Что входит в электронную исполнительную документацию в строительстве
Документация создается на основе проектных материалов и должна точно отображать фактические работы, включая любые внесенные изменения или корректировки, произошедшие в процессе исполнения проекта.
Список документов, входящих в состав исполнительной документации, может различаться в зависимости от характеристик и масштабов строящегося объекта. Однако, в большинстве случаев он включает в себя:
- Акты освидетельствования скрытых работ. Эти документы подтверждают качество выполненных работ, которые не могут быть проверены после их завершения.
- Акты геодезической разбивки. Они фиксируют выполнение работ по разбивке и размещению объектов на местности.
- Акты освидетельствования строительных конструкций. Эти документы необходимы для подтверждения качества выполненных работ в конструкциях, доступ к которым утерян после их закрытия или заделки.
- Акты освидетельствования инженерных сетей. Подтверждают состояние и качество выполненных работ по инженерным системам.
- Замечания и рекомендации от застройщика, технического заказчика или органов, ответственных за контроль за строительством. Эти документы служат для выявления и устранения недостатков.
- Рабочие чертежи с отметкой "В производство работ". Они служат основным ориентиром для выполнения строительных работ.
- Исполнительные геодезические схемы и чертежи. Эти документы составляются на основании фактически выполненных работ.
- Акты испытания технических устройств и проверка всех систем инженерного обеспечения после их установки.
- Документы, подтверждающие контроль качества используемых строительных материалов, изделий и оборудования.
- Журналы учета выполнения работ, которые фиксируют детали и этапы строительного процесса.
Следует отметить, что разница между электронной и бумажной формами исполнительной документации в строительстве на самом деле минимальна. Обе формы выполняют одинаковую функцию — подтверждение выполнения работ и соблюдение стандартов качества в процессе строительства.
Очень важно, чтобы вся документация была правильно оформлена и соответствовала установленным требованиям, так как это способствует прозрачности и легитимности строительных процессов.
Плюсы электронной исполнительной документации: от каких проблем можно избавиться
Электронная исполнительная документация значительно упрощает и ускоряет процесс подготовки и согласования необходимых документов на строительных объектах. Переход от бумажного формата к цифровому позволяет сократить время подготовки с 2–3 недель до всего нескольких дней.
Сокращение сроков оформления
Подготовка исполнительной документации — это сложный и времязатратный процесс, который требует участия множества специалистов. Даже после того как пакет документов подготовлен, его согласование может занимать значительное время — до нескольких недель или даже месяцев. Однако цифровизация этого процесса позволяет значительно ускорить все этапы, минимизируя потери времени.
Основные преимущества электронной документации:
Минимизация ошибок
Одна из самых больших проблем при работе с бумажными документами — это человеческий фактор, который напрямую влияет на качество оформления. Ошибки могут проявляться в неправильных расчетах объемов работ, неточных сроках, использовании устаревших чертежей, потере оригиналов или даже в недостающих документах. В цифровом формате большая часть данных формируется автоматически. Благодаря интеграции информации, реквизиты участников процесса подставляются автоматически в последующих документах, что значительно снижает риск ошибок.
Упрощение процесса подготовки
Электронный формат делает процесс подготовки документации более прозрачным и доступным для всех участников. Легкость проверки данных обеспечивает быстрый доступ к связанным документам, что позволяет оперативно находить источники информации. Процесс согласования также упрощается: все изменения и комментарии фиксируются, что исключает необходимость пересказывать и перепечатывать пакеты документации. Достаточно внести правки в электронный документ и отправить его повторно.
Увеличение прозрачности контроля
Ведение исполнительной документации в электронном виде позволяет заказчикам лучше контролировать освоение бюджетных средств, выявлять задержки в приемке и отслеживать количество замечаний от строительного контроля. Внедрение электронных журналов работ делает возможным ежедневный мониторинг работы подрядных организаций, обеспечивая прозрачность и оперативность в управлении процессом.
Ускорение финансовых операций
Переход на электронную документацию также позитивно сказывается на финансовых процессах. Сокращение времени на подготовку документации приводит к ускорению момента получения оплаты от заказчика. Особенно это заметно на проектах с государственным участием, где задержки по выплатам могут привести к серьезным финансовым последствиям.
Подготовка пакета исполнительной документации
Внедрение электронного управления исполнительной документацией в строительстве кардинально меняет подход к учету, оформлению и контролю всех процессов. Этот переход не только ускоряет процессы, но и минимизирует возможность возникновения ошибок, что в итоге ведет к повышению качества выполнимых работ.
Журналы учета
Начало подготовки исполнительной документации связано с ведением подробных записей в общих и специализированных журналах работ. Подрядчики систематически фиксируют информацию о выполненных работах, качестве и количестве использованных материалов, проведении строительного контроля и других важнейших аспектах.
Акты выполненных работ
После формирования журналов, следующим шагом является создание актов выполненных работ. Важно отметить, что одним из наиболее распространенных проблемных моментов на стройке является несоответствие данных в журнале и акте. Это может происходить из-за нечитабельных записей или ошибок, вызванных человеческим фактором.
Используя электронную систему управления, возможно отметить конкретные записи в журнале и автоматически создать акт с уже заполненной информацией: датой, названием работ и данными ответственных лиц. Это значительно снижает вероятность ошибок при переносе данных.
Кроме того, в системе предусмотрена возможность связывать записи журналов с актами и другими документами, например, сертификатами на материалы и протоколами испытаний. Каждый акт может содержать полный пакет сопутствующих документов, упрощая процесс их учета и хранения.
Формирование реестра
Как только журналы и акты были созданы, необходимо сформировать реестр. Раньше этот процесс требовал значительных усилий — вручную перечислять все акты, исполнительные схемы и протоколы. Однако с переходом на электронный учет, достаточно просто отметить нужные документы, и реестр будет создан автоматически, включая все необходимые данные.
По завершении формирования комплекта исполнительной документации, есть возможность скачать ее в виде архивного файла или единого PDF-документа, что значительно упрощает доступ к информации.
Закрытие работ и формирование КС
Завершив выполнение работ и создав необходимое количество актов, следует перейти к закрытию работ. В системе предусмотрена возможность формирования заключительных документов (КС) за определенный период. При этом автоматически подбираются все объемы работ и финансовые суммы.
Также пользователи могут легко прикрепить индивидуальные документы с помощью реестра, что позволяет сметчикам и специалистам по договорной работе быстро получить доступ к необходимой информации о выполненных работах и статусе их согласования.
Электронное управление исполнительной документацией является важным шагом к более эффективному и качественному процессу в строительстве. Благодаря автоматизации всех этапов — от ведения журналов до формирования закрывающих документов — удается сократить время, снизить вероятность ошибок и обеспечить доступность всех необходимых данных для участников проекта.