Документооборот в строительстве — сложный и многоуровневый процесс, который включает в себя систему управления информацией на протяжении всего жизненного цикла строительного проекта. Он охватывает множество этапов, начиная с предварительного проектирования и заканчивая окончательной сдачей объекта в эксплуатацию. В условиях современных реалий, где качество и скорость реализации проектов остаются на первом месте, эффективное управление документами становится залогом успешной работы не только строительных компаний, но и всех участников процесса — от архитекторов и инженеров до подрядчиков и заказчиков.
Важность грамотного документооборота трудно переоценить: он позволяет минимизировать риски, связанные с юридическими аспектами, обеспечивает прозрачность и контроль, а также способствует оперативному решению возникающих проблем.
Какие документы в строительстве можно вести в электронном виде
Переход от традиционного бумажного документооборота к электронному в строительстве значительно ускоряет процесс закрытия этапов работ. По завершении каждого этапа строительной компании необходимо собрать и оформить комплект исполнительной документации, который включает в себя:
- Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы.
- Акты разбивки осей объекта капитального строительства на местности.
- Акты освидетельствования скрытых работ и другие соответствующие документы.
- Замечания строительного контроля.
- Основной комплект рабочих чертежей.
- Исполнительные схемы.
- Результаты экспертиз, обследований и лабораторных испытаний выполненных работ.
- Документы, подтверждающие контроль качества, а также входной контроль применяемых строительных материалов и конструкций.
- Общий и специальные журналы работ.
Согласно Приказу Минстроя России № 344/пр от 16 мая 2023 года, все вышеупомянутые документы могут быть переведены из бумажного формата в цифровой. Этот переход не только способствует улучшению управления проектами, но и упрощает работу с сметами, спецификациями, отчетами и другими важными документами. Пользование электронным документооборотом позволяет обеспечить большую прозрачность процессов, а также оперативность в внесении изменений и корректировок, что в конечном итоге ведет к повышению эффективности работы строительной организации.
Плюсы ЭДО
Некоторые строительные компании опасаются, что переход к электронному документообороту (ЭДО) может обернуться лишними затратами. Однако, на практике, преимущества этой системы таковы, что все потраченные ресурсы быстро окупятся благодаря оптимизации рабочих процессов.
Оптимизация согласования документов
С переходом на ЭДО значительно упрощается процесс согласования и внесения исправлений в документацию. Все документы становятся стандартизированными, что позволяет быстрее и проще устранять ошибки или неточности. Кроме того, динамика согласования становится прозрачной: можно в любой момент отслеживать стадию, на которой остановился процесс, оставлять комментарии и просматривать историю изменений.
Удобное оформление актов
Возникает необходимость оформить различные акты, такие как акт освидетельствования скрытых работ, что в электронном формате можно сделать оперативно и без лишних задержек. Ответственные лица могут согласовывать и подписывать документы с использованием электронной подписи, что избавляет от необходимости ожидать возвращения сотрудников из командировок или с объектов.
Снижение затрат
Отказ от бумажных документов сокращает транспортные расходы, так как все согласования происходят онлайн. Снижаются затраты на печать и бумаги, а также нет необходимости выделять пространство для хранения архивов — вся документация доступна в электронном формате, что значительно облегчает ее учет и хранение.
Ускорение операций
С ЭДО работа с удаленными филиалами и дочерними структурами больше не подвержена влиянию временных различий между регионами. Когда у ключевых сотрудников есть квалифицированные электронные подписи, они могут подписывать документы прямо из системы, что подтверждает их юридическую силу. Быстрое подписание документов с контрагентами сказывается на скорости взаиморасчетов, что также ускоряет весь процесс.
Улучшение репутации
Компании, внедрившие ЭДО, достигают более быстрой и беспроблемной сдачи объектов. Своевременные расчеты с подрядчиками снижают финансовые риски, способствуют формированию партнерских отношений и в итоге положительно влияют на репутацию компании в отрасли.
Успех вашего бизнеса с Gectaro — в 7 раз быстрее! Планируйте этапы работы, не теряя времени. С нами вы сможете составлять сметы с экономией до 20% и снизить затраты на закупки до 50%. Увеличьте свою выручку на 30% и освободите больше времени для важных дел! Все процессы в одном сервисе — никаких ошибок в Excel и потери данных.
Пошаговый план внедрения ЭДО в строительстве
Каждая строительная компания разрабатывает индивидуальный план по внедрению электронного документооборота (ЭДО), который может существенно варьироваться. Это касается как этапов реализации, так и целей, которые компании ставят перед собой. Одни организации начинают переводить на ЭДО конкретные подразделения, другие же выбирают определенные типы документов для автоматизации.
Этапы перехода на электронный документооборот
- Анализ текущей системы документооборота:
На этом этапе строительная организация должна тщательно изучить существующие процессы. Важно выявить неэффективные участки и определить, какие аспекты необходимо улучшить в первую очередь. После анализа компания должна:
- Определить, какие документы требуют регулярного заполнения.
- Изучить маршруты, по которым перемещается документация.
- Оценить, как осуществляется регистрация входящих и исходящих документов.
Результаты анализа помогут сформулировать требования для следующей системы ЭДО.
- Определение целей и задач внедрения:
На данном этапе организация должна четко понимать, каких результатов она хочет достичь благодаря переходу на электронный документооборот. Принятые цели и задачи будут определять дальнейшие действия и мероприятия по внедрению системы.
- Запуск работы электронного документооборота:
Выбор оператора ЭДО — ключевой шаг, который способен повлиять на успешность внедрения. Также необходимо оформить электронную подпись и подготовить сотрудников к работе с новой системой через обучение, что значительно упростит процесс адаптации.
Таким образом, каждый этап внедрения ЭДО требует продуманного подхода и четкой организации действий, что в конечном итоге приводит к повышению эффективности работы компании.
Учет первичных документов в строительстве
В соответствии с Законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерам предписывается обеспечивать правильное оформление первичных учетных документов, строго следуя установленным правилам. Важность аккуратности и соблюдения стандартов оформления первичных документов не вызывает сомнений.
Обязательные реквизиты первичных документов
Согласно пункту 2 статьи 9 закона, каждый первичный учетный документ в соответствии с законодательством должен содержать определенные обязательные реквизиты:
- Название документа: должно четко указывать на его содержание.
- Дата составления: важна для учета времени совершения хозяйственной операции.
- Наименование хозяйствующего субъекта: следует указать организацию, которая составила документ.
- Описание факта хозяйственной деятельности: требуется подробное изложение произошедшей операции.
- Объем операции: необходимо указать объем в натуральном или денежном выражении с обязательным указанием единицы измерения.
- Должности ответственных сотрудников: должна быть указана информация о тех, кто осуществил сделку или операцию, а также об ответственности за оформление соответствующего документа.
- Подписи сотрудников: кроме собственных подписей, важно указать расшифровки фамилий, имен и отчеств, чтобы обеспечить идентификацию ответственных лиц.
Важные моменты для учета первичных документов
Также следует обратить внимание на два критически важных аспекта, изложенные в статье 9:
- В соответствии с пунктом 1, в бухгалтерском учете недопустимо принимать документы, которые фиксируют несуществующие факты хозяйственной жизни, включая фальшивые сделки.
- Согласно пункту 3, первичный документ должен составляться непосредственно во время совершения хозяйственной операции. Если по каким-либо причинам это невозможно, документ должен быть составлен сразу после завершения операции.
Процесс учета первички
Принятие первичных документов в учет требует тщательной проверки и анализа. Это необходимо для определения возможности учитывать тот или иной документ в налоговом учете. Обязательно важно помнить о том, что для снижения налогооблагаемой базы и получения вычетов по НДС, все расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы в соответствии с требованиями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации.
Обоснованные затраты считаются только теми, которые не только документально оформлены, но и экономически оправданы. Данные правила применимы как в строительной сфере, так и в других отраслях.
