В современном деловом окружении, характеризующемся высокой конкурентоспособностью и стремительными изменениями, автоматизация — неотъемлемая часть эффективного управления организацией. Современные технологии предлагают широкий спектр решений, позволяющих значительно упростить и оптимизировать процессы обмена документами, снижая затраты времени и ресурсов.
Традиционный бумажный документооборот сопряжен с множеством недостатков: он требует значительных усилий на хранение, поиск, обработку и передачу документов. В условиях, когда информация меняется с невероятной скоростью и требуется мгновенный доступ к данным, подобные методы работы становятся устаревшими. Автоматизация позволяет решить эти проблемы, обеспечивая быструю и эффективную работу с документами в электронной форме.
Основные преимущества автоматизации включают в себя повышение производительности, снижение количества ошибок, улучшение отслеживаемости и прозрачности процессов, плюс обеспечение лучшей безопасности данных. Организации, внедряющие автоматизированные системы, отмечают значительное увеличение скорости выполнения задач и ускорение бизнес-процессов, что в итоге приводит к росту их конкурентоспособности на рынке.
Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства
Хотя термины автоматизация и делопроизводство нередко воспринимаются как равнозначные, между ними существует важная разница, которую необходимо учитывать. Автоматизация — часть более широкой концепции делопроизводства, которая охватывает множество процессов.
Документооборот представляет собой процесс перемещения документов внутри предприятия. Он включает в себя все этапы от создания документа до его передачи соответствующим сотрудникам или департаментам.
Делопроизводство — более комплексное понятие, охватывающее следующие ключевые направления:
- Создание, редактирование и утверждение документов;
- Обработка, регистрация и архивирование документации;
- Организация документооборота;
- Выдача поручений и контроль за их выполнением;
- Ведение архива и поиск документов.
Эти два компонента совпадают в рамках системы документационного обеспечения управления (ДОУ), которая необходима для эффективного выполнения бизнес-функций. Делопроизводство обеспечивает документальную поддержку управления и ведение бизнеса, включая взаимодействие с контрагентами и регламентацию внутренних процессов.
Для повышения эффективности делопроизводства компании внедряют системы ЭДО. Она позволяет структурировать работу всех подразделений, автоматизируя процессы с созданием, редактированием и поиском документов. Эти системы могут работать как в локальной сети, так и в облачном формате, обеспечивая круглосуточный доступ и четкое разграничение прав пользователей.
Система помогает в управлении документами, такими как счета, акты, платежи и приказы. Она позволяет отслеживать все этапы их обработки, согласования и исполнения. Это многофункциональное решение не только ускоряет процессы, но и делает их прозрачными и безопасными от ошибок, обеспечивая контроль за выполнением задач.
Gectaro — управление бизнесом на новом уровне! С нами планирование работ становится в 7 раз быстрее. Составляйте сметы с экономией до 20% и снижайте закупочные расходы на 50%. Больше времени для себя, а в это время выручка повышается минимум на 30%. Все данные в одном месте — забудьте о проблемах с Excel! Gectaro — это удобно и эффективно.
Как связаны управление и делопроизводство
Делопроизводство играет ключевую роль в обеспечении надлежащей документальной поддержки управления организацией. Когда руководитель получает информацию о текущей задаче, ему необходимо ее проанализировать, принять соответствующее решение и уведомить подчиненных о своих намерениях.
Документация тесно сопряжена с управленческим процессом, так как данные могут поступать в виде различных документов. Анализ информации часто фиксируется в специальных актах или приказах, а сама форма принятия решений базируется на письменных подтверждениях. Поэтому качественная организация работы с документами значительно повышает оперативность и эффективность управленческих решений.
На практике взаимосвязь между управлением и делопроизводством можно проиллюстрировать на примере процесса найма нового сотрудника. Этапы этого алгоритма могут выглядеть следующим образом:
- Ответственный принимает решение о необходимости открытия новой вакансии.
- Отдел кадров формирует текст вакансии и согласовывает его с руководством.
- Вакансия публикуется на корпоративном сайте и на платформах для поиска работы.
- Кандидаты отправляют свои резюме.
- Специалисты отдела кадров обрабатывают поступившие резюме и передают их руководителю.
- Он рассматривает резюме и принимает решение о проведении собеседования.
- На основании итогов собеседования выбирается кандидат, с которым заключается трудовой договор.
В данном процессе принимаются несколько ключевых управленческих решений: об открытии вакансии, о проведении собеседования и о найме сотрудника. Каждое из этих решений требует соответствующего документального оформления, что включает описание вакансии, резюме, трудовой договор и другие необходимые бумаги. Если процесс найма предполагает дополнительные шаги, такие как выполнение тестовых заданий или проверка со стороны службы безопасности и медицинской комиссии, количество документов увеличивается.
Все мероприятия по делопроизводству непосредственно сопровождают управленческие решения, на каждом этапе необходимо оформлять или получать данные в виде документов. Это еще раз подчеркивает важность синергии между делопроизводством и управлением.
Электронный документооборот в строительстве
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в строительной компании сегодня не следует рассматривать как ряд затрат, требующих обоснования. Это стратегическая инвестиция, способствующая устойчивому развитию и конкурентоспособности бизнеса. Для многих компаний это ключевое условие выживания в условиях стремительной цифровизации.
СЭД можно считать одним из элементов управления бизнес-процессами, поскольку процессы документооборота имеют универсальное значение для всех организаций. Их интеграция может быть выполнена в рамках широкой системы управления бизнес-процессами (BPM), что особенно актуально для строительной отрасли. В этом контексте BPM не только охватывает задачи с документооборотом, но и способствует автоматизации специфических процессов, характерных для строительной сферы.
Строительным компаниям присущи определенные особенности документооборота. В их арсенале — проектные планы, инженерные чертежи, сметные расчеты (документы класса КС), отражающие стоимость и выполнение работ. Эти материалы важны не только для отчетности, но и для управления проектами, а и для анализа себестоимости. Каждому из этих документов требуется надлежащий учет, хранение и обработка, что является частью повседневной деятельности.
Специфические бизнес-процессы, такие как контроль расхода материалов, управление запасами и учет материальных активов, требуют интеграции с системами планирования и управления проектами. Визуализация этих процессов, как в виде диаграмм Ганта, имеет важное значение для понимания динамики выполнения проектов и принятия обоснованных управленческих решений.